Đôi khi, cho dù bạn cảm thấy bận rộn đến đâu, dường như bạn vẫn chưa hoàn thành được bất cứ điều gì. Thật khó chịu và mệt mỏi. Và điều này góp phần tạo ra cảm giác choáng ngợp và kiệt sức.
Một cuộc sống bận rộn sẽ bổ ích khi bạn tiếp cận nó đúng cách. Trách nhiệm đối với bản thân, chủ lao động và gia đình giúp bạn luôn năng động và được kích thích. Nhưng bạn có thể đảm nhận quá nhiều việc, khiến bạn cảm thấy căng thẳng và làm việc quá sức. Bạn cần kiểm soát các nghĩa vụ và học cách quản lý mọi thứ.
Một kỹ thuật quản lý thời gian đơn giản, như ma trận ưu tiên, có thể kiểm soát ngày làm việc. Công cụ hữu ích này sắp xếp các trách nhiệm hàng ngày và các nhiệm vụ quan trọng của dự án dựa trên tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp, tạo ra một kế hoạch hành động ưu tiên cho công việc có giá trị cao, tác động lớn.
Hiểu cách tạo ma trận ưu tiên có thể cải thiện đáng kể quy trình làm việc và cho phép bạn hoàn thành.
Nội dung
Ma trận ưu tiên là gì?
Ma trận ưu tiên là một công cụ quản lý dự án so sánh tầm quan trọng của nhiệm vụ (mức độ quan trọng của nó) với mức độ khẩn cấp (bạn cần hoàn thành nó nhanh như thế nào) và giúp bạn sắp xếp danh sách việc cần làm phù hợp. Có nhiều định dạng để lựa chọn, tùy thuộc vào việc bạn quản lý các nhiệm vụ cá nhân hay một dự án phức tạp với nhiều thành viên trong nhóm.
Các nhà nghiên cứu biết rằng con người có xu hướng tập trung vào các nhiệm vụ nhạy cảm về thời gian hơn là những việc ít khẩn cấp hơn nhưng quan trọng hơn – còn được gọi là Hiệu ứng khẩn cấp. Bạn cảm thấy tốt khi gạch bỏ mọi thứ khỏi danh sách việc cần làm nhanh hơn, nhưng bạn có thể vô tình bỏ lại những nhiệm vụ quan trọng.
Sắp xếp các nhiệm vụ theo ma trận ưu tiên giúp bạn đánh giá giá trị công việc và sắp xếp các ưu tiên, bỏ qua Hiệu ứng Khẩn cấp. Bạn sẽ nhận thức rõ hơn về hậu quả của các lựa chọn và tự nhiên hướng sự tập trung vào nơi nó có tác động lớn nhất.
Có một số loại ma trận ưu tiên khác nhau, nhưng mục tiêu của chúng đều giống nhau: xác định nhiệm vụ nào cần chú ý ngay lập tức, nhiệm vụ nào bạn có thể tạm dừng cho đến khi có nhiều băng thông hơn và mục nào bạn có thể bỏ qua trong thời gian này.
6 loại ma trận ưu tiên
Ma trận ưu tiên có thể đơn giản hoặc phức tạp tùy theo nhu cầu. Khi thiết lập hệ thống, hãy chọn một định dạng dựa trên mức độ phức tạp của các nhiệm vụ mà bạn đang so sánh – chúng càng liên quan nhiều thì bạn càng sử dụng nhiều tiêu chí hơn trong đánh giá.
1. Ma trận ưu tiên Eisenhower
Được tạo ra bởi Tổng thống Dwight D. Eisenhower và được phổ biến bởi tác giả Stephen Covey trong cuốn sách lãnh đạo 7 thói quen của người thành đạt, ma trận ưu tiên Eisenhower là một trong những công cụ ưu tiên đơn giản nhất.
Sử dụng lưới 2 x 2, bạn sẽ tách các dự án thành một trong bốn góc phần tư theo mức độ quan trọng và khẩn cấp. Sau đó, bạn sẽ đặt từng nhiệm vụ hoặc dự án vào một góc phần tư, xác định sáng kiến nào bạn giải quyết trước. Đây là những góc phần tư đó sẽ trông như thế nào:
Góc phần tư 1: Khẩn cấp và quan trọng
Đây là những hạng mục có tầm quan trọng và tính cấp thiết cao. Chúng thường có thời hạn rõ ràng và hậu quả nghiêm trọng nếu bạn không hoàn thành chúng. Nhiệm vụ trong danh mục này có thể bao gồm:
- Hoàn thành phần trong một dự án trong thời gian bàn giao
- Gửi thông báo thu hồi cho khách hàng qua email
- Lên kế hoạch cho một cuộc họp sắp tới
Góc phần tư 2: Không khẩn cấp, nhưng quan trọng
Việc hoàn thành những nhiệm vụ này mang lại kết quả cao nhất, thường là vì chúng giúp bạn tiến gần hơn đến mục tiêu. Nhưng chúng có thể không có thời hạn – dẫn đến dễ trì hoãn. Một ma trận cho phép bạn xác định những nhiệm vụ này trước khi bạn quên chúng. Bởi vì chúng có phần thưởng lớn nhất, đây là nơi bạn muốn dành phần lớn thời gian. Chúng có thể bao gồm:
- Lập kế hoạch 5 năm
- Đăng ký một khóa học phát triển chuyên nghiệp
- Xây dựng mối quan hệ
Góc phần tư 3: Không quan trọng, nhưng khẩn cấp
Những nhiệm vụ này là khẩn cấp, nhưng chúng thường thấp hơn trong danh sách ưu tiên. Có thể chúng chỉ là một mảnh ghép nhỏ và không có tác động giống như những thứ khác trong danh sách việc cần làm.
Thông thường, những nhiệm vụ này không yêu cầu một bộ kỹ năng cụ thể, vì vậy hãy ủy quyền chúng cho người khác trong nhóm. Nếu không, chúng có thể trở thành phiền nhiễu. Trong danh mục này, bạn có thể tìm thấy:
- Tổ chức tài liệu
- Chỉnh sửa ghi chú cuộc họp
- Trả lời email thông thường
- Tạo phân tích SWOT cá nhân
Góc phần tư 4: Không khẩn cấp hoặc không quan trọng
Những mục này có thể không xứng đáng có một vị trí trong danh sách việc cần làm ngay từ đầu. Có thể chúng sẽ hữu dụng hơn sau này, và chúng sẽ xuất hiện trở lại như một nhiệm vụ cấp bách sau này. Nhưng nói chung, bạn và những người xung quanh bạn nên dành thời gian ở nơi khác. Các nhiệm vụ không quan trọng có thể bao gồm:
- Trả lời email không khẩn cấp, không quan trọng
- Lên kế hoạch quá xa
Định dạng đơn giản của ma trận Eisenhower cho phép bạn xếp hạng các mục một cách nhanh chóng. Nhưng chỉ với hai biến và bốn loại, nó thiếu sắc thái cần thiết để phân biệt giữa các ưu tiên cạnh tranh tương tự.
2. Ma trận ưu tiên hành động
Ma trận ưu tiên hành động sử dụng định dạng giống như của Eisenhower nhưng với các tiêu chí khác. Thay vì tầm quan trọng và tính khẩn cấp, nó phân loại các nhiệm vụ dựa trên tác động và nỗ lực:
Góc phần tư 1: Tác động cao + Nỗ lực thấp = Chiến thắng nhanh chóng
Góc phần tư 2: Tác động cao + Nỗ lực cao = Dự án lớn
Góc phần tư 3: Tác động thấp + Nỗ lực thấp = Hoàn thành
Góc phần tư 4: Tác động thấp + Nỗ lực cao = Nhiệm vụ vô ơn
Nhiệm vụ Q3 và Q4 làm mất thời gian, vì vậy hãy ủy quyền hoặc loại bỏ chúng khỏi lịch trình bất cứ khi nào có thể. Điều này giúp bạn tạo ra một kế hoạch hành động hiệu quả hơn.
3. So sánh theo cặp
Sử dụng phương pháp so sánh theo cặp cho phép bạn hoặc nhóm nhanh chóng xếp hạng danh sách các nhiệm vụ quan trọng. Sử dụng mô hình “A so với B”, bạn sẽ so sánh từng tùy chọn với nhau và thiết lập mức độ ưu tiên bằng cách bỏ phiếu trực tiếp xem nhiệm vụ nào quan trọng hơn. Sử dụng mô hình này khi ưu tiên các nhiệm vụ tương tự.
4. Mô hình chấm điểm
Mô hình tính điểm giúp bạn quyết định nhiệm vụ nào có trọng lượng và lợi tức đầu tư cao nhất. Trước tiên, bạn sẽ phải chọn các thuộc tính tài chính hoặc chiến lược như:
- Trị giá
- Sự va chạm
- Thời gian
- Tài nguyên
- Rủi ro
Sau đó, liệt kê các nhiệm vụ bạn cần cân nhắc và gán cho mỗi nhiệm vụ một giá trị bằng số cho mọi đặc điểm. Cộng các số lại với nhau để xác định điểm tổng hợp của một mục. Nhiệm vụ quan trọng nhất sẽ đạt điểm cao nhất, phần còn lại được xếp hạng ưu tiên dựa trên tổng số của chúng.
5. Kanban
Kanban là một hình thức trực quan của phương pháp Agile thường xuất hiện trong quá trình phát triển phần mềm, nhưng bạn có thể sử dụng nó cho các loại dự án khác nhau. Nó ánh xạ tất cả các khía cạnh trong quá trình phát triển của dự án thành định dạng đồ họa – còn được gọi là bảng Kanban – để mang lại sự minh bạch về tài nguyên, kỳ vọng và thời hạn cho mọi nhiệm vụ.
Phương pháp Kanban và ma trận ưu tiên phối hợp với nhau để đảm bảo những người có kỹ năng và thời gian để hoàn thành các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao sẽ nhận được các nhiệm vụ đó. Nó cho bạn cơ hội xác định và lên lịch cho công việc có mức độ ưu tiên thấp khi có sẵn nguồn lực. Bạn sẽ đánh giá các thay đổi theo thời gian thực và tích hợp chúng dễ dàng hơn vào quy trình làm việc.
6. Six Sigma
Six Sigma là một khuôn khổ để cải tiến tổ chức liên tục nhằm đảm bảo quá trình ra quyết định tuân thủ logic, các phương pháp hay nhất và sự đồng thuận của nhóm. Phương pháp này bao gồm khá nhiều hệ thống khác nhau để sắp xếp thứ tự ưu tiên, tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp bạn.
Một trong những hệ thống Six Sigma nổi bật nhất là Xác định, Đo lường, Phân tích, Cải thiện, Kiểm soát (DMAIC), trong đó bạn sẽ:
- Xác định vấn đề hoặc nhiệm vụ trong tầm tay
- Đo lường hiệu suất
- Phân tích để tìm điểm yếu
- Cải tiến quy trình
- Kiểm soát hiệu suất trong tương lai
Sự chú ý liên tục này mang đến cho bạn cơ hội để liên tục cải thiện và sắp xếp lại thứ tự ưu tiên cho danh sách việc cần làm.
Cách tạo ma trận ưu tiên
Tích hợp một ma trận ưu tiên vào kế hoạch dự án, cho dù đó là với một nhóm hay của riêng bạn, đều tương đối đơn giản. Lập kế hoạch trước và tập trung vào việc tổ chức các nhiệm vụ ngay khi bạn có thể. Bằng cách đó, không có gì sẽ lọt qua các vết nứt.
1. Thiết lập mục tiêu
Quyết định những gì bạn muốn ma trận ưu tiên đạt được. Bạn có muốn điều chỉnh danh sách việc cần làm hàng ngày hoặc tổ chức toàn bộ dự án không? Những nhiệm vụ này có đơn giản không, hay chúng khó đo lường lẫn nhau hơn? Hiểu những gì bạn hy vọng đạt được sẽ xác định nên sử dụng mẫu ma trận ưu tiên nào.
2. Liệt kê các lựa chọn
Làm việc một mình hoặc với nhóm, lập danh sách các nhiệm vụ hoặc dự án tiềm năng để thực hiện. Bạn có thể đã biết cái nào có mức độ ưu tiên cao hơn và thấp hơn, vì vậy hãy ghi nhớ chức năng đó trong danh sách.
3. Xác định tiêu chí
Quyết định cách bạn muốn xác định mức độ ưu tiên. Một trong những tiêu chí tốt nhất là so sánh đầu vào và đầu ra đơn giản – đo lường mức độ nỗ lực của một nhiệm vụ đối với kết quả của nó. Nhưng đối với các vấn đề phức tạp hơn, bạn nên cân nhắc các cân nhắc riêng lẻ như thời gian, nguồn lực và chi phí so với giá trị của một dự án đã hoàn thành.
4. Tính vị trí
Xem xét tiêu chí cân, cho điểm từng mục hoặc tùy chọn và đặt nó vào phần thích hợp của mẫu bạn đang sử dụng. Nếu đó là một Eisenhower hoặc ma trận ưu tiên hành động, thì đó sẽ là một góc phần tư và nếu đó là một mô hình so sánh hoặc tính điểm theo cặp, thì đó có thể là một biểu đồ hoặc một danh sách đơn giản.
5. Phân tích kết quả
Xem lại kết quả để xác định mục nào bạn nên ưu tiên hoàn thành. Điều này có thể trên cơ sở mỗi ngày, mỗi tuần hoặc thậm chí mỗi tháng. Nó có thể giúp bắt đầu với những nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp hơn trước. Sau đó, bạn có thể tạo lịch trình và sắp xếp danh sách việc cần làm cho phù hợp.
Ưu nhược điểm
Mặc dù ma trận ưu tiên là một công cụ quản lý tác vụ mạnh mẽ, nhưng nó sẽ không giải quyết được tất cả các vấn đề. Biết nó có thể giúp ích như thế nào và khi nào nó không thể giúp bạn sử dụng chúng một cách khôn ngoan.
Điểm mạnh của ma trận ưu tiên bao gồm:
- Tốc độ: Ma trận này cho phép bạn tổ chức nhiều nhiệm vụ có tầm quan trọng tương đương một cách nhanh chóng.
- Tính linh hoạt: Nó cho phép điều chỉnh dựa trên tiêu chí được cập nhật hoặc tùy chọn trọng số, trực quan hóa mức độ ưu tiên thay đổi theo thời gian.
- Có thể tùy chỉnh: Mẫu có thể đơn giản hoặc phức tạp như bạn cần, so sánh các tùy chọn và tiêu chí không giới hạn.
- Dễ hiểu: Ma trận ưu tiên trực quan, xác định rõ tầm quan trọng của một mục dựa trên vị trí hoặc điểm số cuối cùng của mục đó.
- Tính minh bạch: Một ma trận đơn giản hóa các nỗ lực cộng tác của nhóm bằng cách giải thích trực quan về ủy quyền nhiệm vụ.
Điểm yếu tiềm tàng có thể là:
- Thành kiến của người tạo: Nếu bạn không trung lập về nhiệm vụ nào là quan trọng nhất, bạn có thể thấy mình tự lựa chọn dựa trên thành kiến ngầm thay vì tiêu chí đặt ra.
- Các ưu tiên xung đột: Ngay cả khi lập kế hoạch cẩn thận, hai dự án hoặc nhiệm vụ rất khác nhau có thể cho điểm ngang nhau. Nếu điều đó xảy ra, bạn sẽ cần tạo một ma trận hoặc danh sách ưu và nhược điểm bằng các biện pháp khác để phá vỡ ràng buộc.
- Cứng nhắc: Một ma trận ưu tiên có thể hạn chế tinh thần đồng đội và sự hợp tác. Nếu bạn có một nhóm nhỏ làm việc tốt với nhau, thì việc dành thời gian cho việc sắp xếp thứ tự ưu tiên có thể là một sự lãng phí.
- Yêu cầu đào tạo: Bạn sẽ cần giúp những người mới tuyển dụng hiểu logic đằng sau các phương pháp sắp xếp thứ tự ưu tiên để mọi người tiếp cận quy trình với cùng một tư duy phát triển.
- Sự chậm trễ của dự án: Nếu bạn chỉ tập trung vào các nhiệm vụ mang lại lợi nhuận cao nhất, bạn có thể để lại một số hạng mục thiết yếu nhưng kém bổ ích hơn cho đến phút cuối cùng, khiến thời hạn hoàn thành gặp nguy hiểm.
Việc thực hiện một ma trận ưu tiên cho phép bạn tập trung lại sự chú ý vào các nhiệm vụ có giá trị cao và giúp bạn trở thành một người hiệu quả và năng suất hơn – tại nơi làm việc và ở nhà. Nó có thể giúp bạn phát triển mọi thứ, từ kế hoạch chăm sóc bản thân đến dự án lớn tiếp theo của nhóm, đồng thời giúp bạn có thêm thời gian để nói “có” với những điều thực sự quan trọng.
