Quá trình ra quyết định là một phương pháp thu thập thông tin, đánh giá các lựa chọn thay thế và đưa ra lựa chọn cuối cùng với mục tiêu đưa ra quyết định tốt nhất có thể. Trong bài viết này trình bày chi tiết quy trình từng bước về cách đưa ra quyết định đúng đắn và giải thích các phương pháp ra quyết định khác nhau.
Chúng tôi đưa ra quyết định mỗi ngày: Đi xe buýt hay grab? Sô cô la hay kem vani? Sữa nguyên chất hay sữa hạt? – Có cả một quá trình dẫn đến việc đưa ra những quyết định nhỏ nhặt đó, và mặc dù đây là những lựa chọn đơn giản, dễ dàng, nhưng làm thế nào để cuối cùng chúng ta lại đưa ra những quyết định khó khăn hơn?
Tại nơi làm việc, các quyết định không đơn giản như chọn loại sữa bạn muốn pha cà phê vào buổi sáng. Đó là lý do tại sao: hiểu được quá trình ra quyết định là rất quan trọng.
Nội dung
Quá trình ra quyết định là gì?
Quá trình ra quyết định là phương pháp thu thập thông tin, đánh giá các lựa chọn thay thế và cuối cùng là đưa ra lựa chọn cuối cùng.
Quy trình bảy bước sau đây dành cho những quyết định đầy thách thức liên quan đến nhiều bên liên quan, nhưng quy trình này có thể được sử dụng cho những việc đơn giản như đổ loại ngũ cốc nào vào bát điểm tâm vào buổi sáng.
7 bước của quy trình ra quyết định
Bước 1: Xác định quyết định cần đưa ra
Khi bạn đang xác định quyết định, hãy tự hỏi mình một vài câu hỏi:
- Vấn đề cần giải quyết là gì?
- Mục tiêu bạn dự định đạt được bằng cách thực hiện quyết định này là gì?
- Làm thế nào để bạn đo lường sự thành công?
Những câu hỏi này là tất cả các kỹ thuật thiết lập mục tiêu chung mà cuối cùng sẽ giúp bạn đưa ra các giải pháp khả thi. Khi vấn đề được xác định rõ ràng, bạn sẽ có thêm thông tin để đưa ra quyết định tốt nhất để giải quyết vấn đề.
Bước 2: Thu thập thông tin liên quan
Thu thập thông tin liên quan đến quyết định được đưa ra là một bước quan trọng để đưa ra quyết định sáng suốt. Nhóm có bất kỳ dữ liệu lịch sử nào liên quan đến vấn đề này không? Có ai đã cố gắng giải quyết vấn đề này trước đây chưa?
Việc tìm kiếm thông tin bên ngoài nhóm hoặc công ty cũng rất quan trọng. Ra quyết định hiệu quả đòi hỏi thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. Tìm các nguồn lực bên ngoài, cho dù đó là nghiên cứu thị trường, làm việc với nhà tư vấn hay nói chuyện với đồng nghiệp ở một công ty khác có kinh nghiệm liên quan. Thu thập thông tin giúp nhóm xác định các giải pháp khác nhau cho vấn đề.
Bước 3: Xác định các giải pháp thay thế
Bước này yêu cầu bạn tìm kiếm nhiều giải pháp khác nhau cho vấn đề hiện tại. Việc tìm kiếm nhiều hơn một giải pháp thay thế khả thi là rất quan trọng khi đưa ra quyết định kinh doanh, bởi vì các bên liên quan khác nhau có thể có những nhu cầu khác nhau tùy thuộc vào vai trò của họ.
Ví dụ: nếu một công ty đang tìm kiếm một công cụ quản lý công việc, nhóm thiết kế có thể có những nhu cầu khác với nhóm phát triển. Chỉ chọn một giải pháp ngay lập tức có thể không phải là cách hành động đúng đắn.
Bước 4: Cân nhắc bằng chứng
Đây là lúc bạn thực hiện tất cả các giải pháp khác nhau mà bạn đã đưa ra và phân tích cách chúng sẽ giải quyết vấn đề ban đầu. Nhóm bắt đầu xác định ưu và nhược điểm của từng tùy chọn và loại bỏ các lựa chọn thay thế khỏi những lựa chọn đó.
Có một số cách phổ biến mà nhóm có thể phân tích và cân nhắc bằng chứng về các lựa chọn:
- Danh sách ưu và nhược điểm
- Phân tích sự công sức bỏ ra
- Ma trận SWOT
Bước 5: Chọn trong số các phương án thay thế
Bước tiếp theo là đưa ra quyết định cuối cùng. Xem xét tất cả thông tin bạn đã thu thập và quyết định này có thể ảnh hưởng như thế nào đến từng bên liên quan.
Đôi khi, quyết định đúng đắn không phải là một trong những lựa chọn thay thế, mà là sự kết hợp của một vài lựa chọn thay thế khác nhau. Việc ra quyết định hiệu quả liên quan đến việc giải quyết vấn đề một cách sáng tạo và suy nghĩ vượt trội, vì vậy đừng giới hạn bạn hoặc nhóm trong các lựa chọn rõ ràng.
Một trong những giá trị quan trọng là loại bỏ những đánh đổi sai lầm. Chỉ chọn một quyết định có thể đồng nghĩa với việc mất đi lợi ích ở những quyết định khác. Nếu bạn có thể, hãy thử và tìm các tùy chọn vượt xa các tùy chọn thay thế được trình bày.
Bước 6: Hành động
Sau khi người ra quyết định cuối cùng bật đèn xanh, đã đến lúc đưa giải pháp vào hoạt động. Dành thời gian để tạo một kế hoạch triển khai để nhóm có cùng quan điểm cho các bước tiếp theo. Sau đó, đã đến lúc thực hiện kế hoạch và theo dõi tiến trình để xác định xem quyết định này có phải là một quyết định đúng đắn hay không.
Bước 7: Xem lại quyết định và tác động của nó (cả tốt và xấu)
Khi bạn đã đưa ra quyết định, bạn có thể theo dõi các chỉ số thành công mà bạn đã nêu ở bước 1. Đây là cách bạn xác định xem giải pháp này có đáp ứng các tiêu chí thành công của nhóm bạn hay không.
Dưới đây là một số câu hỏi cần xem xét khi xem xét quyết định:
- Nó có giải quyết được vấn đề mà nhóm đã xác định ở bước 1 không?
- Quyết định này đã tác động đến nhóm theo hướng tích cực hay tiêu cực?
- Những bên liên quan nào được hưởng lợi từ quyết định này? Những bên liên quan nào bị tác động tiêu cực?
Nếu giải pháp này không phải là giải pháp thay thế tốt nhất, nhóm có thể hưởng lợi từ việc sử dụng hình thức quản lý dự án lặp đi lặp lại. Điều này cho phép nhóm nhanh chóng thích ứng với các thay đổi và đưa ra quyết định tốt nhất với các tài nguyên họ có.
