Kỹ năng quản lý thời gian rất quan trọng trong môi trường làm việc chuyên nghiệp. Tuy nhiên, nhiều người vẫn gặp khó khăn trong việc duy trì sự tổ chức và hiệu quả suốt cả ngày. Nếu bạn muốn cải thiện kỹ năng quản lý thời gian, hãy tuân thủ năm nguyên tắc cơ bản bên dưới.
Những nguyên tắc này sẽ giúp bạn duy trì sự tổ chức và hoàn thành nhiều công việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Năm nguyên tắc chính của quản lý thời gian hiệu quả bao gồm:
- Xác định ưu tiên
- Học cách nói “không”
- Đặt mục tiêu
- Thiết lập thời hạn hợp lý
- Xây dựng thói quen
Quản lý thời gian thường trở nên khó khăn khi thiếu cấu trúc trong công việc, khiến chúng ta cảm thấy quá tải và thiếu động lực, dẫn đến việc phải làm mọi thứ vào phút cuối. Vì vậy, áp dụng năm nguyên tắc này vào thói quen làm việc hàng ngày sẽ giúp bạn kiểm soát tốt hơn công việc. Ngoài ra, những nguyên tắc này còn cải thiện khả năng tập trung, tổ chức và năng suất làm việc.
Nội dung
Nguyên tắc 1: Xác định ưu tiên
Ưu tiên công việc là yếu tố quan trọng vì nó giúp chúng ta tập trung vào những nhiệm vụ khẩn cấp nhất và để lại những công việc ít quan trọng hơn cho sau này.
Dưới đây là một số hướng dẫn giúp bạn thiết lập ưu tiên và tạo một kế hoạch làm việc đơn giản:
- Lập danh sách các nhiệm vụ quan trọng cần hoàn thành.
- Xác định thứ tự khẩn cấp của các nhiệm vụ.
- Đánh dấu các nhiệm vụ cần hoàn thành gấp và xếp hạng chúng theo thứ tự số.
- Ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi nhiệm vụ.
- Phát triển kế hoạch làm việc bằng cách viết lại danh sách theo thứ tự ưu tiên.
- Gạch bỏ từng mục khỏi “danh sách công việc” khi chúng được hoàn thành.
Lưu ý: Các nguyên tắc cơ bản của sự linh hoạt và sự hiểu biết là rất quan trọng. Ví dụ, nếu bạn có những nhiệm vụ lớn và tốn nhiều thời gian, có thể hợp lý hơn nếu hoàn thành 2-3 nhiệm vụ nhỏ trước khi bắt đầu các nhiệm vụ tốn thời gian. Phân công nhiệm vụ cũng là một kỹ năng quản lý thời gian quan trọng.
Ưu tiên công việc là yếu tố quan trọng vì nó giúp chúng ta tập trung vào những nhiệm vụ khẩn cấp nhất và để lại những công việc ít quan trọng hơn cho sau này.
Nguyên tắc 2: Học cách nói “Không”
“Sự khác biệt giữa những người thành công và những người thực sự thành công là những người thực sự thành công nói không với hầu hết mọi thứ.” – Warren Buffet
Việc nói “không” là một kỹ năng quản lý thời gian thường bị bỏ qua. Nói “không” là một công cụ giúp bạn kiểm soát lịch trình làm việc và tập trung vào các ưu tiên của riêng bạn. Nhiều người tin rằng nói “không” biểu thị thái độ thô lỗ hoặc lười biếng, nhưng thực tế không phải vậy.
Ví dụ chuyên nghiệp về cách nói “không”:
- “Rất tiếc, hôm nay tôi có quá nhiều việc phải làm.”
- “Tôi không cảm thấy thoải mái khi làm nhiệm vụ đó.”
- “Hiện tại không phải là thời điểm tốt cho tôi.”
- “Tôi có những cam kết khác.”
Việc học cách đặt ranh giới lành mạnh tại nơi làm việc bằng cách nói “không” với những nhiệm vụ mà bạn không có thời gian sẽ giúp bạn có thêm thời gian cho các công việc khác và giành được sự tôn trọng từ đồng nghiệp.
Lưu ý: Hãy thực hành nói “không” trong các tình huống ngoài công việc như một phần của sự phát triển chuyên nghiệp và cá nhân.
Nguyên tắc 3: Đặt Mục Tiêu
Việc đặt mục tiêu kích hoạt các hành vi thúc đẩy, hướng dẫn, tập trung và duy trì động lực làm việc. Hơn nữa, đặt mục tiêu cải thiện khả năng quản lý thời gian bằng cách tạo ra cảm giác khẩn trương bên trong khi làm việc và sự thỏa mãn khi hoàn thành nhiệm vụ.
Đặt mục tiêu SMART là một cách tuyệt vời để quản lý thời gian và tự chịu trách nhiệm trong công việc:
- Cụ thể (Specific): Được định nghĩa rõ ràng, minh bạch và không mơ hồ
- Đo lường được (Measurable): Có các tiêu chí cụ thể để đo lường tiến trình đạt được mục tiêu
- Có thể đạt được (Achievable): Có thể đạt được và không phải là không thể
- Thực tế (Relevant): Trong tầm tay, thực tế và liên quan đến mục đích sống
- Có thời hạn (Time-Bound): Có thời gian rõ ràng, bao gồm ngày bắt đầu và ngày hoàn thành. Mục đích là tạo ra sự khẩn trương.
Mục tiêu là một thành phần quan trọng của quản lý thời gian.
Khi mục tiêu đã được đặt ra, bạn sẽ dễ dàng hình dung con đường để đạt được mục tiêu và phân bổ các nguồn lực cũng như thời gian cần thiết để thực hiện chúng.
Nguyên tắc 4: Thiết lập thời hạn hợp lý
Thời hạn giúp chúng ta chịu trách nhiệm hoàn thành công việc trong khoảng thời gian được giao. Nếu không có thời hạn tự nguyện hoặc bắt buộc, công việc có thể kéo dài vô thời hạn. Hơn nữa, không hoàn thành thời hạn công việc thường đi kèm với những hậu quả như tổn hại danh tiếng, phạt tiền, mất lòng tin của khách hàng, hủy hoại sự nghiệp, v.v.
Tóm lại, có một động lực để hoàn thành công việc đúng hạn. Thêm vào đó, thời hạn giúp chúng ta sử dụng thời gian hiệu quả bằng cách:
- Cung cấp định hướng cho công việc
- Giúp chúng ta ưu tiên các nhiệm vụ
- Nhận diện tiến trình
- Nhắc nhở khi hoàn thành công việc
- Tạo ra cảm giác khẩn trương
- Giảm thiểu các trở ngại có thể gặp phải
Thiết lập các thời hạn nhỏ bằng cách chia nhỏ các nhiệm vụ lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn là một cách khác để tăng năng suất và quản lý thời gian. Chúng ta làm việc hiệu quả hơn nhiều khi hướng tới việc hoàn thành một nhiệm vụ có thời hạn cụ thể so với một nhiệm vụ không có thời hạn.
Thiết lập các thời hạn nhỏ bằng cách chia nhỏ các nhiệm vụ lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn là một cách khác để tăng năng suất và quản lý thời gian
Nguyên tắc 5: Xây dựng thói quen và tác phong
Tác phong giúp chúng ta tạo ra những thói quen tích cực hàng ngày và thêm cấu trúc vào ngày làm việc.
Ví dụ, tác phong giúp tổ chức thời gian xung quanh các nhiệm vụ mà chúng ta cho là cần thiết, và chúng ta thường thực hiện các tác phong theo cách giống như thói quen.
Ví dụ, mỗi buổi sáng, chúng ta thực hiện nhiều nhiệm vụ: thay quần áo, đánh răng, chuẩn bị và ăn sáng, đưa con đi học mà không cần suy nghĩ nhiều về quá trình này. Hãy dành một chút thời gian tách mình ra khỏi tác phong buổi sáng hàng ngày và khi bạn thực hiện các công việc này, hãy để ý xem bạn quản lý thời gian hiệu quả như thế nào mà không cần phải suy nghĩ nhiều.
Trong việc quản lý thời gian, mục tiêu nên là biến một số hoặc tất cả các tác phong làm việc thành thói quen tốt. Thói quen là những việc chúng ta làm thường xuyên mà không cần suy nghĩ nhiều.
Thói quen cho phép chúng ta thực hiện các công việc mà không tốn nhiều nỗ lực tinh thần. Do đó, việc chuyển đổi tác phong thành thói quen có thể giúp cải thiện kỹ năng quản lý thời gian và năng suất làm việc.
Cách xây dựng thói quen trong 5 bước:
- Đặt mục tiêu cụ thể (định nghĩa thói quen)
- Tạo kế hoạch dựa trên tín hiệu (Đặt báo thức, ghi chú dán)
- Làm cho việc lặp lại trở nên thú vị
- Cho phép linh hoạt
- Tìm cách tự thưởng cho mình
Tìm hiểu thêm: How to build a habit in 5 steps, according to science
Theo Tạp chí Tâm lý học Châu Âu, “trung bình, cần hơn hai tháng để một hành vi mới trở nên tự động – chính xác là 66 ngày. Và thời gian để hình thành một thói quen mới có thể thay đổi rộng rãi tùy thuộc vào hành vi, con người và hoàn cảnh.”
5 điều làm mất thời gian lớn nhất tại nơi làm việc
- Trì hoãn
- Sử dụng Điện thoại di động/Mạng xã hội
- Làm công việc của người khác
- Lộn xộn và không tổ chức
- Tiếp tục giao tiếp với những người độc hại
Quản lý thời gian và năng suất là những kỹ năng cần thiết trong môi trường chuyên nghiệp và cả trong cuộc sống. Nếu bạn muốn cải thiện kỹ năng quản lý thời gian, có năm nguyên tắc quan trọng mà bạn nên tuân thủ. Những nguyên tắc này sẽ giúp bạn duy trì sự tổ chức và theo đuổi để bạn có thể hoàn thành nhiều công việc hơn trong thời gian ngắn hơn.
Lợi ích của Quản lý Thời Gian Hiệu Quả:
- Tăng năng suất
- Cải thiện sức khỏe & giảm căng thẳng
- Cải thiện uy tín chuyên nghiệp
- Hỗ trợ tiềm năng thăng tiến trong sự nghiệp
- Cải thiện cân bằng giữa công việc và cuộc sống
- Loại bỏ thời gian phí phạm
Tìm hiểu thêm: Quản lý thời gian 01: Tại sao bạn cần quản lý thời gian?
Đưa những nguyên tắc này vào cuộc sống hàng ngày sẽ đòi hỏi sự kiên nhẫn và thời gian. Tuy nhiên, qua việc thực hành, chúng sẽ trở thành thói quen tự nhiên. Hãy bắt đầu bằng việc xác định ưu tiên và sau đó từ từ tích hợp các nguyên tắc còn lại vào thói quen hàng ngày. Không mất nhiều thời gian, bạn sẽ có thể hoàn thành nhiều công việc hơn bao giờ hết!
