Danh sách công việc dài dằng dặc có khiến bạn phát điên không? Bạn có thấy khó quản lý các công việc hàng ngày không?
Nếu có, khả năng cao là bạn đang có một lượng lớn công việc tồn đọng đang chờ xử lý trong một thời gian dài. Thêm vào đó các nhiệm vụ hiện tại và bạn đã có sẵn một danh sách lớn. Quản lý danh sách nhiệm vụ khổng lồ này có thể làm giảm năng suất, mất động lực và cực kỳ khó chịu.
Kết quả? Giảm hiệu quả và các sản phẩm có chất lượng thấp, cuối cùng sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận.
Bạn đang nghĩ về một lối thoát? – Bài viết này tiết lộ mười mẹo quản lý công việc hiệu quả để đưa bạn đi đúng hướng.
Nội dung
1. Tạo danh sách việc cần làm
Liệt kê các nhiệm vụ là một chiến thuật cũ nhưng hiệu quả nhất có thể giúp việc quản lý nhiệm vụ dễ dàng hơn. Danh sách việc cần làm giúp bạn duy trì kỷ luật và tập trung vào các mục tiêu hàng ngày – cung cấp cho bạn sự rõ ràng và khả năng kiểm soát hoàn toàn đối với các nhiệm vụ, thiết lập các mốc thời gian và hướng bạn đi đúng hướng.
Tạo danh sách việc cần làm không khó. Chỉ cần làm theo những lời khuyên này:
- Ghi lại các nhiệm vụ chính và phụ. Hãy làm những việc quan trọng trước và sau đó đến những việc không khẩn cấp.
- Chia các nhiệm vụ phức tạp thành các nhiệm vụ nhỏ có thể đạt được.
- Phân bổ thời gian hợp lý cho từng nhiệm vụ. Nếu bạn cảm thấy một nhiệm vụ quan trọng sẽ mất nhiều thời gian hơn, hãy ước tính và phân bổ thời gian cần thiết cho nhiệm vụ đó.
- Khi bạn tiếp tục hoàn thành các nhiệm vụ, hãy đánh dấu chúng ra khỏi danh sách để bạn có thể thấy rõ những gì đã đạt được và những gì cần tiếp tục cho ngày hôm sau.
2. Lên lịch cho nhiệm vụ
Lên lịch cho các nhiệm vụ là rất quan trọng để duy trì khối lượng công việc và thực hiện đúng cả nhiệm vụ chính và phụ. Một lịch trình lý tưởng sẽ hướng dẫn bạn và nhóm về những nhiệm vụ cần chú ý nhiều hơn và khi nào chúng phải được hoàn thành.
Đảm bảo rằng lịch trình cung cấp không gian thở sau mỗi nhiệm vụ chính. Đặt quá nhiều gánh nặng cho bản thân và nhóm có thể mang lại kết quả ngay lập tức nhưng sẽ không đảm bảo chất lượng cho các sản phẩm.
Những mẹo đơn giản này sẽ giúp bạn lên lịch cho các nhiệm vụ:
- Thiết lập trình tự công việc theo mức độ quan trọng của nhiệm vụ
- Chỉ định ngày bắt đầu và ngày đến hạn cho tất cả các nhiệm vụ. Điều này sẽ cung cấp cho bạn sự rõ ràng về khoảng thời gian bạn có cho mỗi mục tiêu. Theo đó, bạn có thể quản lý các nhiệm vụ và quyết định khi nào nên làm gì.
- Đánh dấu các nhiệm vụ phụ thuộc yêu cầu cộng tác với các nhóm khác. Những nhiệm vụ này có thể mất nhiều thời gian hơn những nhiệm vụ khác. Kiểm tra sự sẵn sàng của nhóm khác và phân bổ thời gian cụ thể cho các nhiệm vụ này.
Tiến hành các cuộc họp nhóm là rất quan trọng để xác định các thách thức quản lý công việc và giải quyết chúng ngay từ đầu. Các cuộc thảo luận ở các giai đoạn khác nhau của dự án sẽ ngăn ngừa các lỗi ngớ ngẩn và giúp nhóm đi đúng hướng.
3. Tiến hành các cuộc họp nhóm định kỳ
Tiến hành các cuộc họp nhóm là rất quan trọng để xác định các thách thức quản lý công việc và giải quyết chúng ngay từ đầu. Các cuộc thảo luận ở các giai đoạn khác nhau của dự án sẽ ngăn ngừa các lỗi ngớ ngẩn và giúp nhóm đi đúng hướng.
Tiến hành các cuộc họp này mỗi tuần một lần hoặc mười lăm ngày một lần. Giữ chúng ngắn gọn và đảm bảo rằng các cuộc họp tập trung vào việc thảo luận những thách thức liên quan đến nhiệm vụ cụ thể mà các thành viên trong nhóm phải đối mặt.
Hãy ghi nhớ những lời khuyên này để tiến hành các cuộc họp nhóm đúng cách:
- Chia sẻ trước chủ đề của các cuộc họp này với những người có liên quan để mọi người đều có sự chuẩn bị đầy đủ
- Hãy để các thành viên trong nhóm đặt câu hỏi liên quan đến nhiệm vụ nếu họ có bất kỳ câu hỏi nào, sau đó đưa ra giải pháp tốt nhất có thể
- Cung cấp lý do hợp lệ để thay đổi mức độ ưu tiên và lịch trình của một số nhiệm vụ để tránh hỗn loạn trong giai đoạn thực hiện.
4. Giao quyền và ủy thác
Hiểu rằng bạn không thể chịu trách nhiệm cho tất cả các nhiệm vụ. Tại một số thời điểm, bạn sẽ phải ủy thác cho các thành viên để đáp ứng thời hạn và tiêu chuẩn chất lượng.
Bạn không thể hoàn hảo ở mọi thứ. Có thể có những lĩnh vực mà bạn có chuyên môn sâu, và có thể có những lĩnh vực khác mà bạn thiếu các kỹ năng cần thiết.
Do đó, điều cần thiết là phải nhận thức được điểm mạnh và điểm yếu, cũng như của nhóm và phân công nhiệm vụ cho phù hợp. Điều này sẽ giúp bạn đạt được các sản phẩm có chất lượng vượt trội trong thời hạn.
Bên cạnh đó, ủy thác nhiệm vụ mang đến cho mọi người cơ hội thể hiện dũng khí, làm chủ công việc và tạo ra một môi trường làm việc nhóm tích cực.
5. Đồng hành cùng nhóm
Nếu bạn tin rằng công việc đã hoàn thành sau khi ủy thác và lên lịch cho các nhiệm vụ, hãy suy nghĩ lại.
Cho dù nhóm có kinh nghiệm đến đâu, họ sẽ luôn cần sự hướng dẫn để thực hiện các nhiệm vụ một cách hiệu quả và kịp thời. Nếu họ thấy bạn không hứng thú với quá trình này, khả năng cao là họ sẽ mất động lực để cống hiến phần trăm cho các nhiệm vụ được giao.
Theo nghiên cứu, một phần ba các dự án thất bại vì thiếu sự tham gia của quản lý cấp cao trong các quyết định quan trọng của dự án.
Điều này không có nghĩa là bạn cần phải quản lý vi mô mọi thứ hoặc tạo ra một môi trường áp lực. Bạn chỉ cần là người dễ tiếp cận mọi lúc và khiến nhóm tin rằng nếu có sự cố xảy ra, bạn luôn sẵn sàng hỗ trợ. Sự trấn an này là đủ để nâng cao tinh thần của nhóm và thúc đẩy nhóm làm việc tích cực để đạt được các nhiệm vụ được giao.
Sự tham gia chủ động trong quá trình này là rất quan trọng. Theo dõi tiến độ nhiệm vụ theo định kỳ và chia sẻ thông tin đầu vào về cách cải thiện nó. Hỗ trợ nhóm trong các nhiệm vụ khẩn cấp, đưa ra các đề xuất có giá trị và đảm bảo đạt được các mục tiêu đúng hạn.
6. Tập trung vào quản lý thay đổi
Quản lý nhiệm vụ chưa bao giờ dễ dàng và tình hình có vẻ khó khăn hơn khi có yêu cầu thay đổi mới. Thay đổi là không thể tránh khỏi. Bạn muốn hay không, nhưng bạn sẽ luôn phải đối phó với nó. Đó là phần khó khăn.
Căng thẳng về sự thay đổi đột ngột về mục tiêu hoặc thời hạn sẽ chỉ dẫn đến việc giao hàng bị trì hoãn. Bạn không muốn điều đó, phải không?
Quản lý thay đổi không phải là một kỳ công dễ dàng. Nếu không được thực hiện đúng, nó có thể tạo ra sự nhầm lẫn và thậm chí làm mất động lực của các thành viên trong nhóm.
Đây là cách bạn có thể xử lý các yêu cầu thay đổi mà không ảnh hưởng đến môi trường làm việc:
- Đánh giá sự thay đổi: Kiểm tra những thay đổi mà khách hàng muốn bạn kết hợp. Nếu bạn thấy rằng nhóm đã không thực hiện những gì đã được thảo luận ngay từ đầu, hãy chấp nhận các yêu cầu thay đổi và đảm bảo rằng nhóm thực hiện chúng đúng cách vào thời điểm này. Mặt khác, nếu bạn cảm thấy rằng các yêu cầu thay đổi là phi logic, hãy giải thích cho khách hàng lý do tại sao những thay đổi này không đáng để kết hợp.
- Đánh giá mức độ quan trọng của các yêu cầu thay đổi: Nếu tất cả các yêu cầu thay đổi đều hợp lệ, hãy quyết định xem chúng cần được chú ý ngay lập tức hay có thể đợi một lúc. Nếu các yêu cầu thay đổi được kết nối với các nhiệm vụ khác mà bạn có trong danh sách việc cần làm, thì tốt hơn là bạn nên ưu tiên chúng. Tiến hành một cuộc họp với các thành viên trong nhóm và giải thích lý do tại sao khách hàng đưa ra các yêu cầu thay đổi. Truyền đạt mức độ khẩn cấp của các thay đổi và yêu cầu nhóm thực hiện chúng. Đó là cách bạn có thể cung cấp cho nhóm sự rõ ràng và khuyến khích họ cung cấp các sản phẩm có chất lượng.
- Ghi lại các yêu cầu thay đổi: Lưu giữ hồ sơ về số lượng yêu cầu thay đổi mà bạn đã thực hiện và từ chối thành công là rất quan trọng. Nó đóng vai trò như một bằng chứng quan trọng mỗi khi nhiệm vụ bị trì hoãn và trễ hạn.
7. Triển khai phần mềm quản lý công việc
Một công cụ quản lý tác vụ mạnh mẽ là một điều may mắn trong ngụy trang cho những người đang vật lộn với việc quản lý và theo dõi các tác vụ. Với phần mềm phù hợp, bạn có thể giải quyết các vấn đề liên quan đến theo dõi, liên lạc và ưu tiên nhiệm vụ.
Chọn một phần mềm từ vô số công cụ quản lý tác vụ có sẵn trực tuyến là một thách thức. Trước khi sử dụng một phần mềm, hãy kiểm tra các tính năng và chức năng sau:
- Bảng điều khiển trực quan: Đảm bảo công cụ bạn chọn có bảng điều khiển mạnh mẽ giúp bạn quản lý, chỉ định và theo dõi tiến trình của các nhiệm vụ trên một nền tảng duy nhất.
- Nhận xét về nhiệm vụ: Gửi email cho mọi phản hồi nhỏ không phải là một phương pháp lý tưởng. Có khả năng cao là nhóm bỏ lỡ một số chi tiết quan trọng khi lướt qua các chuỗi email dài. Hãy để ý tính năng ‘Nhận xét về nhiệm vụ’ cho phép bạn chia sẻ thông tin đầu vào thông qua nhận xét.
- Biểu đồ Gantt: Biểu đồ Gantt hiển thị một bức tranh rõ ràng về vị trí của từng nhiệm vụ và nhiệm vụ con, các hoạt động diễn ra trong một dự án và các thanh tiến trình cho biết thời lượng của dự án.
- Lịch dùng chung: Tính năng này giữ cho tất cả các thành viên trong nhóm được đồng bộ hóa. Nó giúp bạn tạo một kế hoạch cho các nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ, đặt lời nhắc và các mốc thời gian cho nhiệm vụ. Lịch cung cấp một cái nhìn rõ ràng về tất cả các dự án.
- Báo cáo: Các báo cáo cung cấp cái nhìn toàn cảnh về tất cả các dự án – nhiệm vụ, thời gian dành cho các nhiệm vụ đó, trạng thái của nhiệm vụ, lịch trình, v.v. Các báo cáo trực quan hấp dẫn này có thể được in hoặc chia sẻ với các bên liên quan bên ngoài thông qua một URL an toàn.
Bên cạnh việc tìm kiếm các tính năng này, bạn cũng nên kiểm tra đánh giá của khách hàng, gói giá và khả năng tương thích của nó với nền tảng iOS và Android.
8. Kiên nhẫn
Trong chu kỳ phát triển dự án, bạn nhất định gặp phải những thách thức như khả năng cộng tác nhóm kém và những yêu cầu bất ngờ từ phía khách hàng. Những thách thức như vậy có thể gây khó chịu và khiến việc quản lý tác vụ trở nên khó khăn hơn. Tại thời điểm này, điều quan trọng là bạn phải giữ bình tĩnh và suy nghĩ về cách bạn có thể giành lại quyền kiểm soát tình hình.
Thách thức là một phần không thể tránh khỏi trong tiến trình của dự án và bạn chỉ có thể đối phó với chúng bằng cách kiên nhẫn và hướng đến giải pháp.
Dưới đây là một số mẹo bạn có thể làm theo để giữ bình tĩnh và chinh phục những thử thách như vậy:
- Lắng nghe những gì nhóm nói về việc giao hàng bị trì hoãn thay vì vội vàng đưa ra kết luận
- Thảo luận về các nhiệm vụ phụ thuộc với người quản lý của các nhóm khác và kiểm tra tính khả dụng của họ. Khi bạn biết khi nào có thể cộng tác, bạn sẽ dễ dàng sắp xếp các nhiệm vụ theo đúng thứ tự hơn
- Tiến hành các cuộc họp thường xuyên để thảo luận về những thách thức mà các thành viên trong nhóm phải đối mặt. Giữ bình tĩnh bất kể những thách thức khó khăn như thế nào. Có cách tiếp cận giải quyết vấn đề và khuyến khích tất cả các thành viên trong nhóm đưa ra đề xuất của họ.
- Giao tiếp luôn là một phần quan trọng trong vòng đời dự án, nhưng chúng ta thường liên hệ nó với việc tiến hành các cuộc họp nhóm và chia sẻ báo cáo trạng thái.
9. Giao tiếp – Truyền đạt
Tất nhiên, truyền đạt thông tin liên quan đến nhiệm vụ là quan trọng, nhưng đồng thời, giao tiếp liền mạch giữa các thành viên trong nhóm cũng quan trọng không kém. Các tình huống áp lực cao mang lại trải nghiệm khó chịu cho các thành viên dự án vì họ phải làm việc nhanh chóng và đảm bảo rằng chất lượng không bị ảnh hưởng trong quá trình này.
Thay vì thúc ép nhóm, hãy hiểu tâm trạng của họ và cố gắng làm dịu toàn bộ tình huống bằng cách thân thiện với họ. Giao tiếp càng thân thiện, bạn càng có thể truyền tải nhiều tích cực hơn vào quy trình quản lý công việc.
Thỉnh thoảng hãy nói chuyện với nhóm, hiểu rõ hơn về họ một chút và hiểu cách họ xử lý các nhiệm vụ. Ngay cả những điều đơn giản như thế này cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc giảm căng thẳng cho các thành viên trong nhóm và giữ cho họ có động lực để đạt được mục tiêu.
10. Giữ mọi thứ đơn giản
Sự đơn giản là kỳ diệu. Bạn càng đơn giản trong cuộc sống cũng như trong quá trình quản lý công việc, hành trình sẽ càng suôn sẻ.
Hãy logic với thời hạn của nhiệm vụ và có cách tiếp cận đơn giản trong suốt quá trình thực hiện nhiệm vụ. Việc thúc ép nhân viên và tạo ra các vấn đề không cần thiết sẽ ảnh hưởng đến năng suất của nhóm và cuối cùng là cản trở quá trình làm việc.
Bạn không muốn điều đó xảy ra, phải không?
Đảm bảo rằng bạn chia nhỏ các nhiệm vụ phức tạp thành các phần có thể quản lý được và biến các nhiệm vụ thậm chí tốn thời gian trở nên đơn giản cho nhóm. Đừng tạo áp lực cho chúng nếu không cần thiết. Theo dõi hiệu suất của họ, đánh giá cao khi họ làm tốt và hướng dẫn họ nếu bạn cảm thấy họ không đi đúng hướng.
Bây giờ bạn đã có ý tưởng hợp lý về cách quản lý tác vụ, hãy xem xét một số công cụ có thể giúp bạn quản lý tác vụ.
