Hầu hết mọi người trong chúng ta đều muốn học cách để cải thiện sự Tập trung vào công việc và học tập – hoặc đơn giản là tập trung vào cuộc sống đang diễn ra hằng ngày. Nhưng điều này thật sự rất khó – vì chúng ta đang sống trong một thế giới ồn ào và những phiền nhiễu liên tục xảy ra, khiến cho việc tập trung trở nên khó khăn.
Bài viết này sẽ phân tích Khoa Học đằng sau việc rèn luyện trí óc của mỗi người và chú ý đến những điều quan trọng giúp cho việc cải thiện sự tập trung.
Điều đầu tiên đầu tiên. Tập trung là gì? Các chuyên gia định nghĩa sự tập trung là hành động tập trung sự quan tâm hoặc hoạt động vào một điều gì đó. Đó là một định nghĩa hơi nhàm chán, nhưng có một cái nhìn sâu sắc quan trọng ẩn chứa bên trong định nghĩa đó.
Nội dung
Tập trung là gì?
Để tập trung vào một thứ, bạn mặc nhiên phải bỏ qua nhiều thứ khác.
Sự tập trung chỉ có thể xảy ra khi chúng ta nói đồng ý với một lựa chọn và không với tất cả các lựa chọn khác. Nói cách khác, loại bỏ là điều kiện tiên quyết để tập trung. Như Tim Ferriss nói, “Điều bạn không làm quyết định điều bạn có thể làm.”
Bạn luôn có tùy chọn để làm việc khác sau, nhưng trong thời điểm hiện tại, sự tập trung yêu cầu bạn chỉ làm một việc. Tập trung là chìa khóa của năng suất vì nói không với mọi lựa chọn khác sẽ mở ra khả năng hoàn thành một việc còn lại.
Bây giờ là câu hỏi quan trọng: Chúng ta có thể làm gì để tập trung vào những điều quan trọng và bỏ qua những điều không quan trọng?
Tại sao Bạn KHÔNG THỂ tập trung?
Hầu hết mọi người không gặp khó khăn với việc tập trung. Họ gặp rắc rối với việc quyết định.
Hầu hết những người khỏe mạnh đều có bộ não có khả năng tập trung nếu chúng ta loại bỏ được những thứ gây xao nhãng.
Bạn đã bao giờ có một nhiệm vụ mà bạn nhất định phải hoàn thành chưa? Bạn đã hoàn thành nó vì thời hạn đưa ra quyết định cho bạn. Có thể bạn đã trì hoãn trước đó, nhưng một khi mọi việc trở nên khẩn cấp và bạn buộc phải đưa ra quyết định, bạn sẽ hành động.
Thay vì thực hiện công việc khó khăn là chọn một thứ để tập trung vào, chúng ta thường thuyết phục bản thân rằng đa nhiệm là một lựa chọn tốt hơn. Điều này là không hiệu quả.
Đa nhiệm buộc bộ não phải chuyển sự tập trung qua lại rất nhanh từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác. Đây sẽ không phải là vấn đề lớn nếu bộ não con người có thể chuyển đổi liền mạch từ công việc này sang công việc khác, nhưng nó không thể.
Chi phí chuyển đổi là sự gián đoạn về hiệu suất mà chúng ta gặp phải khi chuyển trọng tâm từ lĩnh vực này sang lĩnh vực khác. Một nghiên cứu, được công bố trên Tạp chí Quản lý Thông tin Quốc tế năm 2003, cho thấy rằng một người bình thường kiểm tra email cứ sau 5 phút một lần và trung bình, phải mất 64 giây để tiếp tục công việc trước đó sau khi kiểm tra email.
Cách tập trung và tăng khoảng thời gian tập trung
Hãy nói về cách vượt qua xu hướng đa nhiệm và tập trung vào một việc tại một thời điểm. Trong số rất nhiều lựa chọn trước mắt, làm thế nào để bạn biết nên tập trung vào điều gì? Làm thế nào để bạn biết nơi để hướng năng lượng và sự chú ý? Làm thế nào để bạn xác định một điều mà bạn nên cam kết thực hiện?
Chiến lược “2 danh sách” của Warren Buffett để tập trung chú ý
Một trong những phương pháp yêu thích của tôi để tập trung sự chú ý vào những gì quan trọng và loại bỏ những gì không – đến từ nhà đầu tư nổi tiếng Warren Buffett.
Buffett sử dụng chiến lược năng suất gồm 3 bước đơn giản để giúp nhân viên xác định các ưu tiên và hành động của họ. Bạn có thể thấy phương pháp này hữu ích để đưa ra quyết định và khiến bản thân cam kết thực hiện một việc ngay lập tức. Đây là cách nó hoạt động…
Một ngày nọ, Buffett yêu cầu phi công riêng thực hiện bài tập 3 bước.
BƯỚC 1: Buffett bắt đầu bằng việc yêu cầu viên phi công tên Mike Flint viết ra 25 mục tiêu nghề nghiệp hàng đầu của anh ấy. Vì vậy, Flint đã dành một chút thời gian và viết chúng ra. (Lưu ý: Bạn cũng có thể hoàn thành bài tập này với các mục tiêu trong thời gian ngắn hơn. Ví dụ: viết ra 25 điều hàng đầu bạn muốn hoàn thành trong tuần này.)
BƯỚC 2: Sau đó, Buffett yêu cầu Flint xem lại danh sách và khoanh tròn 5 mục tiêu hàng đầu của ông. Một lần nữa, Flint đã dành một chút thời gian, lướt qua danh sách và cuối cùng quyết định 5 mục tiêu quan trọng nhất.
BƯỚC 3: Tại thời điểm này, Flint có hai danh sách. 5 mục anh ấy đã khoanh tròn là Danh sách A và 20 mục anh ấy không khoanh tròn là Danh sách B.
Flint xác nhận rằng anh ấy sẽ bắt tay vào thực hiện 5 mục tiêu hàng đầu ngay lập tức. Và đó là lúc Buffett hỏi anh ấy về danh sách thứ hai, “Còn những danh sách anh không khoanh tròn thì sao?”
Flint trả lời: “Chà, 5 mục tiêu đứng đầu là trọng tâm chính của tôi, nhưng 20 mục tiêu còn lại đứng ngay sau. Chúng vẫn quan trọng nên tôi sẽ làm việc với chúng không liên tục khi tôi thấy phù hợp. Chúng không khẩn cấp bằng, nhưng tôi vẫn có kế hoạch dành cho chúng một nỗ lực tận tâm.”
Buffett trả lời: “Không. Bạn đã hiểu sai, Mike. Mọi thứ bạn không khoanh tròn sẽ trở thành danh sách Tránh-Bằng-Mọi-Giá. Dù thế nào đi chăng nữa, những thứ này sẽ không được bạn chú ý cho đến khi bạn thành công với top 5 ”.
Tôi yêu thích phương pháp của Buffett vì nó buộc bạn phải đưa ra những quyết định khó khăn và loại bỏ những thứ có thể là cách sử dụng thời gian tốt nhưng lại không phải là cách sử dụng thời gian hiệu quả. Vì vậy, thường thì những nhiệm vụ làm chúng ta mất tập trung lại là những nhiệm vụ mà chúng ta có thể dễ dàng hợp lý hóa việc dành thời gian cho chúng.
Đây chỉ là một cách để thu hẹp sự tập trung và loại bỏ phiền nhiễu. Tôi đã đề cập đến nhiều phương pháp khác trước đây như Phương pháp Ivy Lee và Chiếc hộp Eisenhower. Điều đó nói rằng, cho dù bạn sử dụng phương pháp nào và cho dù bạn có cam kết đến đâu, thì đến một lúc nào đó, sự tập trung và chú ý bắt đầu mất dần. Làm thế nào bạn có thể tăng khoảng chú ý và duy trì sự tập trung?
Có hai bước đơn giản bạn có thể thực hiện:
1. Đo lường kết quả
Điều đầu tiên bạn có thể làm là đo lường sự tiến bộ.
Sự tập trung thường mờ dần vì thiếu thông tin phản hồi. Bộ não có một mong muốn tự nhiên là biết liệu bạn có đang đạt được tiến bộ hướng tới mục tiêu hay không và không thể biết điều đó nếu không nhận được phản hồi. Từ quan điểm thực tế, điều này có nghĩa là chúng ta cần đo lường kết quả.
Điều đó thật đáng tiếc vì phép đo duy trì sự tập trung và chú ý. Những thứ chúng ta đo lường là những thứ chúng ta cải thiện. Chỉ thông qua các con số và theo dõi rõ ràng, chúng ta mới biết được mình đang trở nên tốt hơn hay tệ hơn.
- Khi tôi đo xem mình đã thực hiện bao nhiêu lần chống đẩy, tôi đã khỏe hơn.
- Khi tôi theo dõi thói quen đọc 20 trang mỗi ngày, tôi đọc nhiều sách hơn.
- Khi tôi ghi lại các giá trị, tôi bắt đầu sống chính trực hơn.
- Những nhiệm vụ tôi đo lường là những nhiệm vụ tôi vẫn tập trung vào.
Thật không may, chúng ta thường tránh đo lường vì chúng ta sợ những con số sẽ cho chúng ta biết điều gì về bản thân. Bí quyết là nhận ra rằng đo lường không phải là sự đánh giá về con người bạn, mà chỉ là phản hồi về vị trí của chính bạn.
Đo để khám phá, để tìm ra, để hiểu. Đo lường để hiểu rõ hơn về bản thân. Đo lường để xem liệu bạn có thực sự dành thời gian cho những điều quan trọng đối với mình hay không. Đo lường vì nó sẽ giúp bạn tập trung vào những thứ quan trọng và bỏ qua những thứ không quan trọng.
2. Tập trung vào quá trình, không phải sự kiện
Điều thứ hai bạn có thể làm để duy trì sự tập trung lâu dài là tập trung vào các quá trình chứ không phải các sự kiện. Chúng ta thường coi thành công là một sự kiện có thể đạt được và hoàn thành.
Dưới đây là một số ví dụ phổ biến:
- Nhiều người coi sức khỏe là một sự kiện: “Chỉ cần tôi giảm được 20 cân là tôi sẽ có thân hình cân đối.”
- Nhiều người coi tinh thần kinh doanh là một sự kiện: “Nếu chúng ta có thể đưa doanh nghiệp lên tờ Sàn Chứng Khoáng, thì chúng ta sẽ sẵn sàng.”
- Nhiều người xem nghệ thuật như một sự kiện: “Nếu tôi có thể đưa tác phẩm vào một phòng trưng bày lớn hơn, thì tôi đã có được sự tín nhiệm mà tôi cần.”
Nếu bạn quan sát những người luôn tập trung vào mục tiêu của họ, bạn sẽ bắt đầu nhận ra rằng không phải sự kiện hay kết quả khiến họ trở nên khác biệt. Đó là cam kết với quy trình. Họ yêu thích việc luyện tập hàng ngày chứ không phải sự kiện cá nhân.
Tất nhiên, điều buồn cười là sự tập trung vào quá trình này sẽ cho phép bạn tận hưởng kết quả.
- Nếu bạn muốn trở thành một nhà văn vĩ đại, thì việc có một cuốn sách bán chạy là điều tuyệt vời. Nhưng cách duy nhất để đạt được kết quả đó là yêu thích quá trình viết lách.
- Nếu bạn muốn cả thế giới biết về doanh nghiệp, thì thật tuyệt nếu được xuất hiện trên tạp chí Forbes. Nhưng cách duy nhất để đạt được kết quả đó là yêu thích quá trình tiếp thị.
- Nếu bạn muốn có thân hình đẹp nhất trong đời, thì việc giảm 20 pound có thể là cần thiết. Nhưng cách duy nhất để đạt được kết quả đó là yêu thích quá trình ăn uống lành mạnh và tập thể dục đều đặn.
- Nếu bạn muốn trở nên giỏi hơn đáng kể trong bất cứ việc gì, bạn phải say mê quá trình thực hiện nó. Bạn phải yêu thích việc xây dựng danh tính của người thực hiện công việc, thay vì chỉ mơ mộng về kết quả mà bạn muốn.
Tập trung vào kết quả và mục tiêu là xu hướng tự nhiên, nhưng tập trung vào các quy trình sẽ dẫn đến nhiều kết quả hơn trong thời gian dài.
Cách cải thiện sự tập trung
Dưới đây là một số cách bổ sung để cải thiện sự tập trung và bắt đầu với những gì quan trọng.
Chọn một nhiệm vụ neo
Một trong những điều mà tôi đã thực hiện gần đây là chỉ định một (và chỉ một) ưu tiên cho mỗi ngày làm việc. Mặc dù tôi có kế hoạch hoàn thành các nhiệm vụ khác trong ngày, nhưng nhiệm vụ ưu tiên của tôi là điều không thể thương lượng mà phải hoàn thành.
Tôi gọi đây là “nhiệm vụ neo” bởi vì nó là trụ cột giữ cho phần còn lại trong ngày của tôi ở đúng vị trí.
Sức mạnh của việc lựa chọn một ưu tiên là nó hướng dẫn hành vi một cách tự nhiên bằng cách buộc bạn tổ chức cuộc sống xung quanh trách nhiệm đó.
Quản lý năng lượng, không phải thời gian.
Nếu một nhiệm vụ đòi hỏi sự chú ý hoàn toàn, thì hãy lên lịch mọi việc vào một thời điểm trong ngày khi bạn có năng lượng cần thiết để tập trung.
Ví dụ, tôi nhận thấy rằng năng lượng sáng tạo của tôi cao nhất vào buổi sáng. Đó là khi tôi còn mới. Đó là khi tôi viết tốt nhất. Đó là khi tôi đưa ra những quyết định chiến lược tốt nhất về công việc kinh doanh. Vì vậy, tôi phải làm gì? Tôi lên lịch cho các công việc sáng tạo vào buổi sáng. Tất cả các nhiệm vụ kinh doanh khác được chăm sóc vào buổi chiều. Điều này bao gồm thực hiện các cuộc phỏng vấn, trả lời email, gọi điện thoại và trò chuyện qua Skype, phân tích dữ liệu và xử lý số liệu.
Gần như mọi chiến lược năng suất đều ám ảnh về việc quản lý thời gian tốt hơn, nhưng thời gian là vô ích nếu bạn không có năng lượng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ đang làm.
Không bao giờ kiểm tra email trước buổi trưa.
Tập trung là loại bỏ phiền nhiễu.
Email có thể là một trong những phiền nhiễu lớn nhất của tất cả. Nếu tôi không kiểm tra email vào đầu ngày, thì tôi có thể dành cả buổi sáng để theo đuổi chương trình làm việc của riêng mình thay vì phản ứng với chương trình làm việc của người khác.
Tôi nhận ra rằng việc đợi đến chiều là không khả thi đối với nhiều người, nhưng tôi muốn đưa ra một thử thách. Bạn có thể đợi đến 10 giờ sáng không? Còn 9 giờ sáng thì sao? 8 GIỜ 30 PHÚT SÁNG?
Dành thời gian trong buổi sáng khi bạn có thể tập trung vào điều quan trọng nhất đối với mình mà không để phần còn lại của thế giới chi phối trạng thái tinh thần.
Để điện thoại ở một phòng khác. Tôi thường không nhìn thấy điện thoại trong vài giờ đầu tiên trong ngày. Sẽ dễ dàng hơn nhiều để thực hiện công việc tập trung khi bạn không có bất kỳ tin nhắn văn bản, cuộc gọi điện thoại hoặc cảnh báo nào làm gián đoạn sự tập trung.
Làm việc ở chế độ toàn màn hình.
Bất cứ khi nào tôi sử dụng một ứng dụng trên máy tính, tôi đều sử dụng chế độ toàn màn hình. Nếu tôi đang đọc một bài viết trên web, trình duyệt của tôi chiếm toàn bộ màn hình. Nếu tôi đang viết trong Evernote, thì tôi đang làm việc ở chế độ toàn màn hình. Nếu tôi đang chỉnh sửa ảnh bằng Photoshop, đó là thứ duy nhất tôi có thể nhìn thấy.
Tôi đã thiết lập máy tính để bàn để thanh menu tự động biến mất. Khi tôi đang làm việc, tôi không thể xem thời gian, biểu tượng của các ứng dụng khác hoặc bất kỳ phiền nhiễu nào khác trên màn hình. Thật buồn cười là điều này lại tạo ra sự khác biệt lớn như thế nào đối với sự tập trung và chú ý của tôi.
Nếu bạn có thể nhìn thấy một biểu tượng trên màn hình thì thỉnh thoảng bạn sẽ được nhắc nhấp vào biểu tượng đó. Tuy nhiên, nếu bạn loại bỏ gợi ý trực quan, thì cảm giác bị phân tâm sẽ giảm bớt sau vài phút.
Loại bỏ tất cả các nhiệm vụ có thể làm mất tập trung vào sáng sớm.
Tôi thích làm việc quan trọng nhất trước mỗi ngày vì những việc cấp bách trong ngày vẫn chưa xuất hiện.
Về vấn đề này, tôi đã đi hơi xa ở chỗ tôi thậm chí còn trì hoãn bữa ăn đầu tiên cho đến khoảng trưa mỗi ngày. Tôi đã nhịn ăn gián đoạn được ba năm nay (đây là một số bài học rút ra), điều đó có nghĩa là tôi thường ăn hầu hết các bữa ăn trong khoảng thời gian từ 12 giờ trưa đến 8 giờ tối. Kết quả là tôi có thêm thời gian vào buổi sáng để tập trung làm công việc hơn là nấu bữa sáng.
Bất kể bạn sử dụng chiến lược nào, chỉ cần nhớ rằng bất cứ lúc nào bạn thấy thế giới làm bạn mất tập trung, tất cả những gì bạn cần làm là cam kết với một điều. Ban đầu, bạn thậm chí không cần phải thành công. Bạn chỉ cần bắt đầu.
Tôi hy vọng bạn thấy hướng dẫn ngắn về tiêu điểm này hữu ích. Nếu bạn đang tìm kiếm thêm ý tưởng về cách cải thiện sự tập trung và tập trung, vui lòng duyệt qua danh sách đầy đủ các bài viết bên dưới.
