Bước đầu tiên trong quản lý thời gian hiệu quả, đó chính là: hiểu rõ bản thân.
Tất cả mọi người đều biết cơ bản về những loại công việc mà mình thực hiện hằng ngày và thời gian bỏ ra để hoàn thành chúng. Tuy nhiên, giữa nhận thức và thực tế không phải lúc nào cũng ăn khớp với nhau. Có thể bạn đang đánh giá quá cao hoặc quá thấp so với thực tế.
Sự thật là việc theo dõi thời gian sẽ khiến bạn bận rộn, nhưng số phút dùng cho việc này chỉ là một khoảng thời gian rất nhỏ mà lại vô cùng hiệu quả để có góc nhìn rõ ràng và chi tiết về công việc bạn đã sử dụng và lãng phí thời gian của bản thân như thế nào,
Việc nắm rõ thói quen sử dụng thời gian của bản thân sẽ giúp bạn xây dựng kế hoạch quản lý thời gian và đưa ra quyết định xử lý công việc tốt hơn nhiều.
Nội dung
Xác định mục tiêu
Trước khi bắt đầu theo dõi hoạt động thường ngày của bản thân, bạn cần đặt câu hỏi: Tại sao tôi lại thực hiện theo yêu cầu của bài viết này?
Bạn muốn đạt được điều gì thông qua việc quản lý thời gian tốt hơn?
Đây là câu hỏi quan trọng vì câu trả lời sẽ là cơ sở cho những nỗ lực và là thước đo cho thành công của mỗi người. Nếu bạn biết mình muốn đạt được điều gì thì sẽ hình dung cách đạt được nó dễ dàng hơn.
Mục tiêu có thể thien về cá nhân hoặc tổ chức:
- Có thể là dự án mới cần đầu tư thêm thời gian.
- Một kỹ năng mới muốn học.
- Một mức độ hiệu quả cao cho một dự án của công ty.
- Giành thêm thời gian cho gia đình…
Cũng có thể là toàn bộ những điều ở trên. Chỉ cần chắc chắn là mục tiêu mà bạn xác định cũng phù hợp với mục tiêu của công ty đã giao.
Khi phân loại trách nhiệm của bản thân, bạn hãy suy nghĩ thật kỹ xem một ngày làm việc như thế nào.
Phân loại trách nhiệm
Việc tiếp theo hãy phân loại các nghĩa vụ trong công việc thành những nhóm lớn, ví dụ: phát triển bản thân, quản lý nhân viên, trách nhiệm chủ yếu, công việc hành chính… rồi sau đó theo dõi lượng thời gian dành cho mọi công việc trong từng nhóm đó.
Điều này, sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi và hiệu quả hơn là từng công việc đơn lẻ.
Bạn cũng có thể phân loại công việc theo tiêu chí khác, phụ thuộc vào vấn đề mà bạn đang gặp phải.
Khi dành công sức cho việc theo dõi, bạn sẽ khám phá ra những khoảng trống thời gian “không hiệu quả”.
Một số nhóm công việc điển hình:
- Những trách nhiệm chủ yếu: đây là những nhiệm vụ hằng ngày có vai trò then chốt với công việc mỗi người. Là những công việc bắt buộc phải làm hằng ngày.
- Phát triển bản thân: nhóm này gồm những hoạt động và dự án mà mỗi người cảm thấy có giá trị, có ý nghĩa và tạo được sự thỏa mãn cho bản thân nhưng không nằm trong nhóm thiết yếu.
- Nếu bạn đang cảm thấy đang đi một lối món trong công việc và không tiến bộ – thì đây là nhóm công việc giành cho bạn.
- Quản lý con người: Bạn có phải báo cáo trực tiếp cho ai không? Bạn có phối hợp cùng đồng nghiệp không? Hay đang chỉ huy một nhóm? Nếu vậy, thời gian mà bạn bỏ ra để quản lý con người (bao gồm nhóm, đồng nghiệp và cấp trên) cũng cần được theo dõi.
- Công việc hành chính: đây là những việc lặt vặt nhưng cần thiết mà bạn phải làm mỗi ngày như: kiểm tra email, thời gian biểu, báo cáo chi phí, ký hóa đơn…
- Những công việc đột xuất và khẩn cấp: bao gồm các sự cố gây ngắt quãng công việc như: vấn đề đột xuất, cuộc họp đột xuất – nhóm này cần theo dõi đặc biệt vì đây là những công việc gây cản trở kế hoạch thời gian.
- Thời gian nghỉ ngơi: đây không phải là nhiệm vụ chính thức, nhưng ai cũng cần nghỉ ngơi.
Khi phân loại trách nhiệm của bản thân, bạn hãy suy nghĩ thật kỹ xem một ngày làm việc như thế nào. Có thể bạn sẽ bổ sung hay thay thế một nhóm công việc nói trên bằng những nhóm công việc khác phù hợp với cuộc sống và công việc.
Theo dõi thời gian
Một khi đã phân loại công việc, bạn cần tạo một công cụ theo dõi phù hợp. Bạn có thể sử dụng sổ ghi chép hoặc ứng dụng quản lý công việc trên điện thoại hay máy tính. Tuy nhiên, việc quan trọng nhất là tuân thủ và xây dựng thói quen theo dõi mỗi 2 tuần.
Sau đây là cách xây dựng công cụ theo dõi thời gian cá nhân:
- Vào đầu tuần làm việc, hãy lập một thời gian biểu như bảng bên dưới. Mỗi hàng ngang là một ngày trong tuần và hàng dọc là biểu thị các nhóm công việc.
- Sau khi hoàn thành một nhiệm vụ, hãy ghi lại thời gian đã dùng để hoàn thành nhiệm vụ đó.
Một khi đã phân loại công việc, bạn cần tạo một công cụ theo dõi phù hợp. Bạn có thể sử dụng sổ ghi chép hoặc ứng dụng quản lý công việc trên điện thoại hay máy tính. Tuy nhiên, việc quan trọng nhất là tuân thủ và xây dựng thói quen theo dõi mỗi 2 tuần.
- Cuối mỗi ngày, hãy giành 5 phút để tổng kết lại tổng cộng bạn đã tiêu tốn bao nhiêu thời gian trong ngày cho từng hoạt động. Tương tự, hãy làm như thế vào mỗi cuối tuần.
- Sau đó, tính toán tỷ lệ thời gian trong tuần làm việc mà bạn bỏ ra cho từng hoạt động.
Có thể bạn đang lo lắng vì cho bản thân đang tiêu tốn quá nhiều thời gian cho một hoạt động nào đó, nhưng trên thực tế chẳng là bao nhiêu so với những nhóm công việc khác. Và từ việc theo dõi và nhận biết những mô-típ sẽ giúp bạn biết được mình cần thay đổi điều gì.
Khám phá những vấn đề này đồng nghĩa với việc bạn sẽ biết cần phải chuyển hướng ưu tiên cho vấn đề gì và đâu là điểm cần cải thiện. Bây giờ, bạn cần một kế hoạch để thực hiện điều đó.
