Nếu bạn đang tìm cách cải thiện năng suất, rất có thể bạn đã bắt gặp một khái niệm gọi là hộp thời gian. Ngay cả khi bạn chưa bao giờ nghe đến thuật ngữ “hộp thời gian” trước đây, bạn có thể đã bắt gặp các khía cạnh khác thuộc về hộp thời gian, chẳng hạn như Kỹ thuật Pomodoro.
Trong mọi trường hợp, hộp thời gian là một trong những chiến lược quản lý thời gian đơn giản nhưng hiệu quả nhất. Và trong bài viết này, bạn sẽ học chính xác cách áp dụng kỹ thuật này trong cuộc sống hàng ngày.
Nội dung
Hộp thời gian là gì?
Trước tiên hãy xem hộp thời gian là gì. Hộp thời gian là một khái niệm rất đơn giản, trong đó bạn dành cho mình một khoảng thời gian nhất định cho một nhiệm vụ nhất định. Điều này trái ngược với cách làm việc “bình thường”, nghĩa là chỉ làm một nhiệm vụ cho đến khi nó hoàn thành. Bạn có thể sử dụng lịch và thêm các khối cho một số nhiệm vụ nhất định trong lịch hoặc bạn có thể chỉ cần sử dụng đồng hồ bấm giờ để đặt thời hạn cho hộp thời gian.
Cách hiệu quả nhất là kết hợp cả hai. Điều này có nghĩa là bạn sẽ thêm các khối cho công việc và phá vỡ các khối trong lịch. Sau đó, viết ra những việc cần làm cho các khối trong mỗi khối.
Từ đây, hãy viết ra những việc cần làm mỗi ngày. Trong khi làm điều đó, hãy đảm bảo rằng nó không vượt quá ba đến bốn giờ cho các nhiệm vụ tập trung cao độ để đạt hiệu quả tối đa. Lý tưởng nhất là tổng thời gian không quá sáu giờ vì bạn sẽ không thể tập trung lâu hơn thế.
Bây giờ, hãy xem cách hộp thời gian có thể tăng năng suất chi tiết hơn một chút.
Tăng năng suất làm việc
Mặc dù hộp thời gian là một kỹ thuật quản lý thời gian đơn giản, nhưng nó có tiềm năng rất lớn để tăng năng suất. Hiệu quả sẽ đặc biệt lớn nếu bạn chưa theo dõi thời gian cần thiết cho một số nhiệm vụ trước đó.
1. Sử dụng Định luật Parkinson
Luật Parkinson nói rằng thời gian mở rộng với một nhiệm vụ – Điều này có nghĩa là bạn sẽ cần bao nhiêu thời gian cho một nhiệm vụ bằng với số thời gian bạn bỏ ra.
Bạn đã bao giờ có một thời hạn cực kỳ chặt chẽ và tự hỏi làm thế nào bạn có thể hoàn thành nhiệm vụ đó trong một khoảng thời gian ngắn như vậy? Mặt khác, bạn đã bao giờ có một ngày thứ Bảy trọn vẹn mà không có kế hoạch nào ngoài việc hút bụi trước hàng giờ đồng hồ chưa? Thông thường, điều đó có thể khiến bạn mất một giờ. Nhưng nếu bạn có cả ngày chỉ để hoàn thành công việc đó, thì bạn có thể sẽ cần cả ngày cho việc đó, phải không?
Bây giờ, với hộp thời gian, bạn có thể tận dụng điều đó. Đặt cho mình một thời hạn để hoàn thành một nhiệm vụ. Ngay cả khi bạn không thành công ngay từ đầu, nó sẽ sớm cung cấp cho bạn một thước đo tốt về thời gian thực tế mà bạn cần để hoàn thành nó. Nếu bạn đã đặt hẹn giờ và làm việc không bị gián đoạn trong thời gian đó, bạn có thể sẽ hoàn thành công việc sau khi hết giờ.
2. Giúp tập trung
Tôi thực sự khuyên bạn nên đặt hẹn giờ cho hộp thời gian. Mặc dù việc nhập các khối vào lịch là điều tuyệt vời để cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan tốt, nhưng điều đó không nhất thiết giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Tuy nhiên, việc đặt hẹn giờ và đặt thời hạn cho mỗi hộp sẽ giúp ích rất nhiều.
Một lợi ích to lớn khác của việc lập khung thời gian với đồng hồ bấm giờ là nó giúp bạn tập trung. Cách dễ nhất để bắt đầu là sử dụng các khoảng thời gian ngắn. 25 phút của Kỹ thuật Pomodoro (chúng ta sẽ nói về điều đó sau một phút nữa) là một nơi tuyệt vời để bắt đầu.
Chọn một khung thời gian ngắn và sau đó làm việc mà không bị gián đoạn trong khoảng thời gian này. 25 phút không là gì cả, và ngay cả khi bạn cảm thấy muốn làm điều gì đó khiến bạn mất tập trung, hãy vượt qua khung thời gian ngắn này. Ngay cả những đoạn ngắn cũng sẽ giúp bạn tập trung. Và bạn sẽ ngạc nhiên về số lượng công việc mình có thể hoàn thành trong 25 phút nếu bạn không để bất kỳ phiền nhiễu hoặc gián đoạn nào lấy đi sự chú ý.
3. Ước lượng được thời gian
Một lợi ích tuyệt vời khác của hộp thời gian là nó làm cho lượng thời gian bạn có mỗi ngày có thể nhìn thấy được. Đây là nơi chặn lịch có ích. Nếu bạn thêm các khối cho thời gian nghỉ giải lao, thời gian nghỉ và công việc, thì bạn sẽ nhanh chóng thấy rằng mình chỉ có một số giờ nhất định mỗi ngày để làm việc. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn có xu hướng làm quá tải danh sách việc cần làm vì bạn không thực sự biết mình sẽ cần bao lâu cho một nhiệm vụ nhất định.
4. Kiểm soát thời gian
Lợi ích chính cuối cùng của hộp thời gian là bạn có thể kiểm soát thời gian. Thay vì chỉ làm bất kỳ nhiệm vụ nào cho đến khi hoàn thành, bạn chủ động quyết định lượng thời gian bạn sẽ dành mọi việc.
Bạn có toàn quyền kiểm soát lượng thời gian bạn muốn dành cho một nhiệm vụ nhất định. Điều này có nghĩa là bạn chịu trách nhiệm về công việc và cuộc sống của chính mình, chứ không phải ngược lại. Thay vì không biết điều gì sẽ xảy ra vào bất kỳ ngày nào, bạn tạo ra nó theo cách bạn cần.
7 mẹo để làm chủ khung thời gian để tăng năng suất
Được rồi, bây giờ bạn đã hiểu những lợi ích của việc sắp xếp thời gian, đây là bảy mẹo giúp bạn làm chủ thời gian của quyền anh để tăng năng suất.
1. Đặt lịch hẹn
Như đã đề cập trước đó, tính năng chặn lịch là cần thiết cho hộp thời gian. Đây là thứ cho phép bạn thực sự “đóng hộp” thời gian. Ngoài ra, nó sẽ làm cho lượng thời gian bạn có mỗi ngày rõ ràng hơn. Đây là cách thực hiện
Sử dụng Lịch Google hoặc ứng dụng lịch khác mà bạn có quyền truy cập trên các thiết bị khác nhau. Sau đó, thêm các khối ngắt và khối cho thời gian nghỉ. Điều này sẽ cung cấp cho công việc một giới hạn được xác định trước mà bạn phải phù hợp với nhiệm vụ.
Khi bạn đã hiểu điều đó, hãy thêm ít nhất một khối cho các nhiệm vụ cần tập trung cao độ. Khối này sẽ mất ít nhất một giờ, tốt nhất là nhiều hơn và mục đích của nó là cho phép bạn thực hiện các nhiệm vụ đòi hỏi nhiều sự tập trung.
Khi bạn đã hiểu điều đó, hãy thêm một số khối cho các tác vụ ít tập trung. Đây là những nhiệm vụ cần hoàn thành nhưng không phải là những nhiệm vụ thiết yếu nhất sẽ thực sự giúp bạn thăng tiến trong công việc hoặc công việc kinh doanh. Các tác vụ ít tập trung phổ biến nhất là kiểm tra và trả lời email cũng như các tác vụ quản trị.
2. Thêm việc cần làm vào khối lịch
Bước tiếp theo là thêm việc cần làm vào khối lịch. Điều này cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan tuyệt vời về những gì cần phải hoàn thành vào ngày hôm đó. Ngoài ra, đó là một cách tuyệt vời để lưu trữ thông tin đó trước thời hạn. Vì vậy, nếu bạn nghĩ về một nhiệm vụ cần hoàn thành vào một ngày nhất định, bạn đã có thể thêm nó vào khối này vào ngày tương ứng đó.
Một lợi ích tuyệt vời khác của các khối lịch là bạn có thể làm cho chúng lặp lại. Vì vậy, hãy đặt các khối chung là lặp lại và sau đó thêm các việc cần làm riêng lẻ vào từng khối tương ứng.
3. Xác định bạn cần bao nhiêu thời gian cho một nhiệm vụ
Bây giờ, đây là một mẹo rất quan trọng: xác định bạn thực sự cần bao nhiêu thời gian cho một nhiệm vụ.
Ban đầu, đây sẽ chỉ là phỏng đoán. Chỉ cần xác định một cái gì đó và sau đó xem bạn thực sự mất bao lâu. Sau một vài lần lặp lại, bạn sẽ biết thực tế bạn sẽ mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành nhiệm vụ đó.
Chẳng hạn, viết một bài báo như thế này sẽ khiến tôi mất khoảng hai Pomodoro hoặc 50 phút. Chuẩn bị cho tôi một Pomodoro hoặc 25 phút và chỉnh sửa nó sẽ mất từ một đến hai Pomodoro.
Một khi bạn biết mình cần bao nhiêu thời gian cho một nhiệm vụ, hãy cố gắng luôn giảm xuống một chút. Chẳng hạn, giả sử bạn mất 2,5 giờ để phân tích excel. Khi bạn biết điều đó, hãy đặt hẹn giờ trong hai giờ 20 phút vào lần tiếp theo. Luôn giảm nó xuống một chút cho đến khi bạn kết thúc ở một nơi mà hầu như không thể làm việc nhanh hơn nữa.
Với tiện ích bổ sung này cho hộp thời gian, bạn sẽ tăng năng suất lên rất nhiều!
4. Luôn đặt hẹn giờ
Để theo dõi thời gian bạn thực sự cần cho một nhiệm vụ và để có thời hạn, rõ ràng bạn cần một bộ đếm thời gian. Tôi thực sự khuyên bạn nên luôn đặt hẹn giờ, bất kể bạn đang làm nhiệm vụ gì. Rất có thể bạn sẽ mất nhiều thời gian hơn nếu không sử dụng đồng hồ bấm giờ, đơn giản vì bạn không nhận ra thời gian trôi qua nhanh như thế nào.
Ngoài ra, việc bị phân tâm sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu bạn không có đồng hồ tích tắc cho biết bạn còn bao nhiêu thời gian cho đến khi sử dụng hết hộp thời gian.
5. Không cho phép bất kỳ sự gián đoạn nào
Như đã nêu trước đó, không cho phép bất kỳ sự phân tâm hoặc gián đoạn nào trong khung thời gian.
Để tăng năng suất, bạn cần có các khối để bạn có thể làm việc một cách tập trung và điều đó chỉ hiệu quả nếu bạn loại bỏ mọi phiền nhiễu. Vì vậy, hãy đóng hộp thư đến email, loại bỏ tất cả các thông báo và đặt điện thoại ở chế độ tắt tiếng và ở một phòng khác khi bạn đang làm việc. Tin tôi đi, đây sẽ là một sự thúc đẩy đáng kinh ngạc cho năng suất.
6. Bắt đầu với Kỹ thuật Pomodoro
Cách tốt nhất để bắt đầu với hộp thời gian là sử dụng Kỹ thuật Pomodoro. Đây là một kỹ thuật rất đơn giản, bạn làm việc trong 25 phút rồi nghỉ 5 phút. Hai mươi lăm phút có vẻ không nhiều, nhưng nếu bạn làm việc mà không bị gián đoạn, bạn sẽ có thể hoàn thành được rất nhiều việc.
Ngoài ra, số tiền này là hoàn hảo để vượt qua ngay cả khi bạn muốn truy cập mạng xã hội hoặc lướt web hơn. Sẽ dễ dàng hơn rất nhiều để vượt qua 25 phút thay vì một ngày làm việc 8 giờ liên tục.
Đây là lý do tại sao tốt nhất bạn nên bắt đầu với kỹ thuật này. Đảm bảo đứng dậy khỏi bàn làm việc giữa các Pomodoro và cho phép bản thân nghỉ ngơi lâu hơn sau khoảng 4 Pomodoro. Khi bạn không gặp vấn đề gì khi làm việc liên tục trong 25 phút, bạn có thể kéo dài thời gian hẹn giờ nếu bạn đã dành cho mình thời gian dài hơn cho một nhiệm vụ.
Cuối cùng
Hộp thời gian là một kỹ thuật quản lý thời gian cực kỳ đơn giản sẽ giúp tăng năng suất lên rất nhiều. Cách tốt nhất để sử dụng nó là thêm các khối vào lịch. Sau đó, thêm việc cần làm vào khối công việc để có cái nhìn tổng quan về những việc cần hoàn thành vào bất kỳ ngày nào.
Xác định thời gian bạn sẽ dành cho bản thân cho mỗi nhiệm vụ. Khi bạn đã sẵn sàng bắt đầu thực hiện một nhiệm vụ, hãy đặt hẹn giờ. Sử dụng Kỹ thuật Pomodoro và xác định xem bạn sẽ cần bao nhiêu Pomodoro cho nhiệm vụ đó. Hoặc đặt hẹn giờ cho khoảng thời gian chính xác mà bạn đã đặt trước cho mình, chẳng hạn như một giờ.
Không cho phép bất kỳ sự gián đoạn nào trong khung thời gian. Nếu bạn tuân theo điều đó, bạn sẽ hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn bao giờ hết.
