Ma trận Eisenhower là một công cụ quản lý tác vụ giúp bạn sắp xếp và ưu tiên các tác vụ theo mức độ khẩn cấp và quan trọng. Sử dụng công cụ này, bạn sẽ chia nhiệm vụ thành bốn hộp dựa trên nhiệm vụ bạn sẽ thực hiện trước, nhiệm vụ bạn sẽ lên lịch sau, nhiệm vụ bạn sẽ ủy quyền và nhiệm vụ bạn sẽ xóa. Trong phần này, chúng tôi sẽ giải thích cách thiết lập Ma trận Eisenhower và cung cấp các mẹo để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho nhiệm vụ.
Lập danh sách việc cần làm là bước đầu tiên để hoàn thành công việc.
Nhưng làm thế nào để bạn xác định những việc cần giải quyết trước khi bạn không có đủ thời gian để làm mọi thứ trong một ngày? Với khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên hiệu quả, bạn có thể tăng năng suất và đảm bảo rằng các nhiệm vụ khẩn cấp nhất sẽ được chú ý ngay lập tức.
Ma trận Eisenhower là một công cụ quản lý tác vụ giúp bạn phân biệt giữa các nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng để bạn có thể thiết lập quy trình làm việc hiệu quả. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích cách thiết lập Ma trận Eisenhower và cung cấp các mẹo để sắp xếp thứ tự ưu tiên nhiệm vụ.
Nội dung
Ma trận Eisenhower là gì?
Ma trận Eisenhower là một cách để sắp xếp các nhiệm vụ theo mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng, nhờ đó bạn có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên hiệu quả cho công việc quan trọng nhất.
- Dwight D. Eisenhower – Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ và là vị tướng năm sao trong Thế chiến II – đã trình bày ý tưởng mà sau này sẽ dẫn đến Ma trận Eisenhower.
- Trong một bài phát biểu năm 1954, Eisenhower dẫn lời một hiệu trưởng trường đại học giấu tên khi ông nói: “Tôi có hai loại vấn đề, cấp bách và quan trọng. Việc khẩn cấp không quan trọng, và việc quan trọng không bao giờ khẩn cấp.”
Stephen Covey, tác giả cuốn sách 7 thói quen của người thành đạt, đã tiếp thu những lời của Eisenhower và sử dụng chúng để phát triển công cụ quản lý công việc phổ biến hiện nay được gọi là Ma trận Eisenhower.
Ma trận Eisenhower còn được gọi là ma trận quản lý thời gian, Hộp Eisenhower và ma trận khẩn cấp-quan trọng. Công cụ này giúp bạn chia nhiệm vụ thành bốn danh mục: nhiệm vụ bạn sẽ thực hiện trước, nhiệm vụ bạn sẽ lên lịch sau, nhiệm vụ bạn sẽ ủy quyền và nhiệm vụ bạn sẽ xóa.
Cách phân biệt giữa nhiệm vụ cấp bách và quan trọng
Khẩn cấp và quan trọng có vẻ giống nhau, nhưng khi phân tích chúng theo nguyên tắc Eisenhower, sự khác biệt giữa hai từ này là rất quan trọng. Phân biệt giữa khẩn cấp và quan trọng trong Ma trận Eisenhower có thể giúp bạn xác định nhiệm vụ nào bạn nên thực hiện và nhiệm vụ nào có thể được các thành viên khác trong nhóm xử lý tốt hơn.
Nhiệm vụ khẩn cấp đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức. Khi một việc khẩn cấp, nó phải được thực hiện ngay và sẽ có những hậu quả rõ ràng nếu bạn không hoàn thành những nhiệm vụ này trong một mốc thời gian nhất định. Đây là những nhiệm vụ bạn không thể tránh khỏi và bạn trì hoãn những nhiệm vụ này càng lâu, bạn sẽ càng cảm thấy căng thẳng hơn, điều này có thể dẫn đến tình trạng kiệt sức.
Ví dụ về các nhiệm vụ khẩn cấp có thể bao gồm:
- Kết thúc một dự án với ngày đáo hạn vào phút cuối
- Xử lý một yêu cầu khẩn cấp của khách hàng
- Sửa đường ống bị vỡ trong căn hộ
Những nhiệm vụ quan trọng có thể không đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức, nhưng những nhiệm vụ này giúp bạn đạt được mục tiêu dài hạn. Chỉ vì những nhiệm vụ này ít khẩn cấp hơn không có nghĩa là chúng không quan trọng. Bạn sẽ cần lập kế hoạch chu đáo cho những nhiệm vụ này để có thể sử dụng tài nguyên một cách hiệu quả.
Ví dụ về các nhiệm vụ quan trọng có thể bao gồm:
- Lập kế hoạch cho một dự án dài hạn
- Xây dựng tập khách hàng
- Các dự án bảo trì
Một khi bạn biết cách phân biệt giữa nhiệm vụ khẩn cấp và nhiệm vụ quan trọng, bạn có thể bắt đầu chia nhiệm vụ thành bốn phần tư của Ma trận Eisenhower.
Bốn góc phần tư của Ma trận Eisenhower
Một danh sách dài các nhiệm vụ cần làm có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp, nhưng mục tiêu của Ma trận Eisenhower là thực hiện từng nhiệm vụ một và tách chúng ra theo góc phần tư. Khi bạn có thể thấy các nhiệm vụ trong các danh mục được chỉ định, bạn sẽ có thể lên lịch cho chúng và hoàn thành công việc quan trọng nhất.
Góc phần tư 1: Do
Góc phần tư thứ nhất là góc phần tư “làm” và đây là nơi bạn sẽ đặt bất kỳ nhiệm vụ nào vừa khẩn cấp – vừa quan trọng. Khi bạn nhìn thấy một nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm phải được thực hiện ngay bây giờ, có hậu quả rõ ràng và ảnh hưởng đến các mục tiêu dài hạn, hãy đặt nó vào góc phần tư này.
Không nên đặt câu hỏi về nhiệm vụ nào rơi vào góc phần tư này, bởi vì đây là những nhiệm vụ hiện ra trước mắt bạn và có khả năng khiến bạn căng thẳng nhất.
Góc phần tư 2: Schedule
Góc phần tư thứ hai là góc phần tư “lịch trình” và đây là nơi bạn sẽ đặt bất kỳ nhiệm vụ nào không khẩn cấp nhưng vẫn quan trọng. Vì những nhiệm vụ này ảnh hưởng đến các mục tiêu dài hạn nhưng không cần phải hoàn thành ngay nên bạn có thể lên lịch cho những nhiệm vụ này sau.
Bạn sẽ giải quyết các nhiệm vụ này ngay sau khi bạn giải quyết các nhiệm vụ ở góc phần tư thứ nhất. Bạn có thể sử dụng nhiều mẹo quản lý thời gian khác nhau để giúp bạn hoàn thành các nhiệm vụ trong góc phần tư này. Một số chiến lược hữu ích có thể bao gồm nguyên tắc Pareto hoặc phương pháp Pomodoro.
Góc phần tư 3: Delegate
Góc phần tư thứ ba là góc phần tư “đại biểu” và đây là nơi bạn sẽ đặt bất kỳ nhiệm vụ nào khẩn cấp nhưng không quan trọng. Những nhiệm vụ này phải được hoàn thành ngay bây giờ, nhưng chúng không ảnh hưởng đến các mục tiêu dài hạn.
Vì bạn không có mối quan hệ cá nhân nào với những nhiệm vụ này và chúng có thể không yêu cầu bạn phải hoàn thành bộ kỹ năng cụ thể, nên bạn có thể ủy quyền những nhiệm vụ này cho các thành viên khác trong nhóm. Giao nhiệm vụ là một trong những cách hiệu quả nhất để quản lý khối lượng công việc và tạo cơ hội cho nhóm mở rộng bộ kỹ năng của họ.
Góc phần tư 4: Delete
Khi bạn đã xem qua danh sách việc cần làm và thêm các nhiệm vụ vào ba góc phần tư đầu tiên, bạn sẽ nhận thấy rằng một số nhiệm vụ còn sót lại. Các nhiệm vụ còn lại là những nhiệm vụ không khẩn cấp hoặc quan trọng.
Những phiền nhiễu không quan trọng, không khẩn cấp này chỉ đơn giản là cản trở bạn hoàn thành mục tiêu. Đặt những mục còn lại này vào danh sách việc cần làm ở góc phần tư thứ tư, là góc phần tư “xóa”.
4 mẹo để ưu tiên các nhiệm vụ
Cách tốt nhất để hiểu sự khác biệt giữa mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng là sử dụng Ma trận Eisenhower, nhưng bạn vẫn có thể thấy mình đang gặp khó khăn trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ. Dưới đây là một số mẹo có thể giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên khi bạn sắp xếp các nhiệm vụ theo từng góc phần tư.
1. Mã màu nhiệm vụ
Mã hóa nhiệm vụ bằng màu sắc là một chiến thuật có thể giúp bạn hình dung các mục có mức độ ưu tiên cao. Khi bạn xem qua công cụ danh sách việc cần làm, hãy thử tạo cho mình bốn màu dựa trên mức độ ưu tiên. Sử dụng mã như sau:
- Màu xanh lục = Các mục ưu tiên cao nhất
- Màu vàng = Ưu tiên cao thứ hai
- Màu xanh lam = Ưu tiên cao thứ ba
- Đỏ = Không ưu tiên
Khi bạn đã gắn nhãn nhiệm vụ theo màu sắc, những màu này sẽ chuyển trực tiếp sang Ma trận Eisenhower. Nhiệm vụ xanh là nhiệm vụ “làm” cho góc phần tư thứ nhất. Nhiệm vụ màu vàng là nhiệm vụ “lên lịch” cho góc phần tư thứ hai. Các nhiệm vụ màu xanh lam là các nhiệm vụ “ủy thác” cho góc phần tư thứ ba và các nhiệm vụ màu đỏ là các nhiệm vụ “xóa” cho góc phần tư thứ tư.
2. Giới hạn nhiệm vụ ở mức 10 mỗi góc phần tư
Ngay cả khi bạn có rất nhiều nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm, hãy cố gắng giới hạn nhiệm vụ ở mức 10 mục trên mỗi góc phần tư. Điều này sẽ giúp Ma trận Eisenhower không trở nên lộn xộn và choáng ngợp.
Bạn có thể tạo nhiều ma trận, nhưng việc giới hạn danh sách nhiệm vụ thành các mục hành động cần thiết sẽ đảm bảo bạn bắt đầu quá trình ưu tiên mà không lãng phí thời gian.
3. Lập danh sách việc cần làm cho: cá nhân và công việc
Một cách khác để giới hạn số lượng mục trong Ma trận Eisenhower là tạo các ma trận riêng biệt cho danh sách việc cần làm cá nhân và công việc.
Công việc và nhiệm vụ cá nhân yêu cầu các mốc thời gian, tài nguyên và phương pháp khác nhau, đồng thời chúng cũng có thể yêu cầu các quá trình suy nghĩ khác nhau. Để quản lý hiệu quả các mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp, bạn cần phân chia và chinh phục.
4. Loại bỏ, sau đó ưu tiên
Loại bỏ các nhiệm vụ không cần thiết trước để ưu tiên hiệu quả. Với chiến lược này, bạn sẽ giải quyết góc phần tư thứ tư trước khi chuyển sang góc phần tư thứ nhất, thứ hai và thứ ba.
Khi bạn lướt qua danh sách việc cần làm, hãy đánh giá những mục bạn đã viết ra mà không cần phải có.
Trên thực tế, 60% thời gian tại nơi làm việc được dành cho công việc về công việc – những việc như chia sẻ trạng thái phê duyệt hoặc theo dõi thông tin. Nếu bạn có thể nhanh chóng loại bỏ các mặt hàng, hãy tiếp tục và làm như vậy. Điều này sẽ tăng tốc quá trình ưu tiên và bạn có thể sẽ trải qua vòng loại bỏ thứ hai ở phần cuối.
