Hiện nay, dường như ai cũng muốn tối ưu hóa mọi thứ trong cuộc sống. Mọi người muốn biết cách ăn uống, ngủ nghỉ, nuôi dạy con cái hiệu quả nhất – thậm chí là cách gấp quần lót sao cho hoàn hảo. Và năng suất làm việc cũng không ngoại lệ: Đôi khi, tôi cảm thấy TikTok chỉ toàn là các mẹo sắp xếp lịch trình.
Bạn có thể thử lấy cảm hứng từ những người thành công trong lịch sử, nhưng sẽ sớm nhận ra rằng mỗi người có cách quản lý thời gian khác nhau tùy thuộc vào hoàn cảnh, tính cách và mức năng lượng của họ.
Ví dụ, Winston Churchill thường thức dậy lúc 7 giờ sáng và làm việc trên giường vài giờ trước khi dậy ăn trưa dài và làm việc muộn vào ban đêm. Ngược lại, Toni Morrison lại bắt đầu viết từ trước bình minh vì phải chăm sóc con nhỏ và làm việc toàn thời gian – và thói quen này vẫn tiếp tục ngay cả khi bà đã trở thành một tác giả nổi tiếng.
Điều quan trọng cần nhớ là không có một lịch trình chung nào phù hợp cho tất cả mọi người để đạt năng suất cao nhất. Bạn cần tìm ra phương pháp sắp xếp thời gian phù hợp với bản thân, thay vì theo đuổi những người nổi tiếng trên mạng.
Với suy nghĩ đó, dưới đây là năm phương pháp lập lịch hàng ngày khác nhau mà bạn có thể thử. Một số phương pháp khá đơn giản – trong khi những phương pháp khác thì…chúng ta có thể nói rằng chúng ít truyền thống hơn.
Tìm hiểu thêm: Quản lý thời gian 01: Tại sao bạn cần quản lý thời gian?
Nội dung
Phương pháp phân khung thời gian
Phương pháp phân khung thời gian đơn giản là lên kế hoạch trước cho ngày và dành ra các khung giờ cụ thể để hoàn thành từng nhiệm vụ. Nghe có vẻ cơ bản – lập lịch chẳng phải chỉ là lên kế hoạch khi nào bạn sẽ làm gì sao?
Nhưng phân khung thời gian lại là một thử thách ngầm. Phương pháp này đòi hỏi bạn phải dự đoán trước những việc cần làm và xác định chính xác khi nào sẽ làm chúng – và sau đó, bạn phải thực sự thực hiện kế hoạch đó. Vì vậy, nếu bạn gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian, đây có thể không phải là phương pháp phù hợp cho bạn.
Phân khung thời gian có thể cực kỳ hiệu quả nếu bạn cảm thấy bị ngập trong công việc, vì nó cho phép bạn vừa chủ động vừa linh hoạt.
- Khung thời gian chủ động là khi bạn tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng mà bạn phải hoàn thành – như tiến hành các dự án quan trọng, soạn thảo tài liệu quan trọng, hoặc phác thảo nguyên mẫu cho sản phẩm tiếp theo.
- Khung thời gian linh hoạt là khi bạn dành thời gian cho các yêu cầu và gián đoạn, chẳng hạn như email và các cuộc họp đột xuất.
Phương pháp này đòi hỏi bạn phải dự đoán trước những việc cần làm và xác định chính xác khi nào sẽ làm chúng – và sau đó, bạn phải thực sự thực hiện kế hoạch đó.
Ví dụ, bạn có thể sắp xếp các nhiệm vụ thách thức nhất vào hai giờ đầu tiên của ngày và xử lý hộp thư đến vào buổi chiều. Kỹ thuật phân khung này cho phép bạn làm việc không bị phân tâm và vẫn đảm bảo rằng bạn sẽ hoàn thành các nhiệm vụ ít đòi hỏi tư duy nhưng vẫn quan trọng – như email và cuộc gọi điện thoại.
Khi bạn ép mình tuân theo một lịch trình nghiêm ngặt và hoàn thành các nhiệm vụ trong khoảng thời gian cố định, bạn sẽ tập trung hơn vào từng công việc.
Chuyên gia năng suất Cal Newport rất tin tưởng vào phương pháp phân khung thời gian, ông nói:
“Đôi khi mọi người hỏi tại sao tôi lại bận tâm với mức độ lập kế hoạch chi tiết như vậy. Câu trả lời của tôi đơn giản: nó tạo ra một lượng lớn năng suất. Một tuần làm việc 40 giờ theo phương pháp phân khung thời gian, tôi ước tính, tạo ra cùng một lượng công việc như một tuần làm việc 60+ giờ mà không có cấu trúc.”
Phân khung thời gian chắc chắn không phải là giải pháp phù hợp cho tất cả mọi người, nhưng nó là một nơi tốt để bắt đầu nếu bạn cảm thấy quá tải – hoặc nếu bạn đang quản lý nhiều dự án và nhiệm vụ khác nhau.
Phương pháp Nhiệm vụ Quan trọng Nhất (MIT)
Phương pháp MIT tập trung vào việc xác định những điều cốt yếu nhất. Thay vì lên một danh sách công việc dài và cố gắng hoàn thành tất cả, phương pháp này nhấn mạnh vào việc xác định 1-3 nhiệm vụ tuyệt đối cần thiết – và sau đó tập trung không ngừng vào những nhiệm vụ đó trong ngày.
Điều này không có nghĩa là bạn không bao giờ làm nhiều hơn ba nhiệm vụ trong một ngày, nhưng là bạn không làm bất cứ điều gì khác cho đến khi bạn hoàn thành ba nhiệm vụ quan trọng đó.
Thực tế là đôi khi, chỉ có một vài nhiệm vụ quan trọng cần làm. Có hàng nghìn tiếng gọi đòi hỏi sự chú ý, nhưng hầu hết đều không quan trọng. Những thông báo trên điện thoại và email trong hộp thư đến đều có thể chờ đợi. Nếu bạn có thể hoàn thành 1-3 nhiệm vụ quan trọng, mọi thứ khác trở nên phụ thuộc – hoặc có thể thậm chí là không cần thiết.
Đó là ý tưởng cốt lõi của cuốn sách của Gary Keller và Jay Papasan, The ONE Thing: “Điều quan trọng nhất mà bạn có thể làm trong tuần này là gì, sao cho bằng cách làm nó, mọi thứ khác sẽ dễ dàng hơn hoặc không cần thiết?”
Khi bạn xác định 1-3 nhiệm vụ quan trọng nhất, hãy lên lịch chúng vào đầu ngày. Sau đó, bạn có thể tiến triển trong các mục tiêu quan trọng trước khi bị quấy rối bởi các yếu tố phân tâm.
Phương pháp MIT hoạt động tốt khi kết hợp với phương pháp phân khung thời gian, vì nó giúp bạn đặt những giờ đầu tiên cho các nhiệm vụ quan trọng nhất.
Bằng cách tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất, mỗi ngày trở nên hiệu quả. Bạn sẽ không bao giờ có một ngày nào mà bạn cảm thấy đã lãng phí thời gian. Chuyên gia về năng suất James Clear mô tả như sau:
“Nếu bạn làm việc quan trọng nhất trước tiên mỗi ngày, bạn sẽ luôn hoàn thành một việc quan trọng. Điều này thực sự quan trọng với tôi. Có những ngày tôi dành quá nhiều thời gian cho những công việc quan trọng thứ 4, thứ 5 hoặc thứ 6 trong danh sách công việc và không bao giờ đến lượt làm việc quan trọng nhất.”
Điều này giống như phương pháp “Ăn con ếch” một cách đó (một phương pháp lập lịch hàng ngày khác đáng xem xét).
Tìm hiểu thêm: 7 ưu tiên hàng đầu trong cuộc sống
Phương pháp Pomodoro
Phương pháp Pomodoro tập trung vào làm việc trong các đợt ngắn, tập trung mạnh mẽ, và sau đó thưởng cho bản thân một thời gian nghỉ ngơi ngắn. Nó rất đơn giản, chỉ cần một chiếc đồng hồ bấm giờ, và nó giúp bạn chia nhỏ một nhiệm vụ lớn thành các đợt quản lý được.
Phương pháp này giúp bạn hoàn thành một lượng công việc đáng kể trong ngày mà vẫn có thời gian nghỉ ngơi đủ.
Cách hoạt động như sau:
- Chọn một nhiệm vụ
- Đặt đồng hồ bấm giờ trong 25 phút
- Làm việc trên nhiệm vụ cho đến khi đồng hồ kết thúc
- Nghỉ ngơi một thời gian ngắn (khoảng 5 phút)
- Mỗi bốn phiên Pomodoro, thưởng cho bản thân một thời gian nghỉ dài hơn (15-30 phút)
Phương pháp này giúp bạn hoàn thành một lượng công việc đáng kể trong ngày mà vẫn có thời gian nghỉ ngơi đủ. Thời gian ngắn của mỗi phiên cũng giúp bạn tập trung mạnh mẽ mà không trở nên mệt mỏi tinh thần.
Một số người tin rằng Phương pháp Pomodoro thực sự hiệu quả. Paul Klipp, giám đốc chi nhánh tại Ba Lan của Lunar Logic, nói về cách sử dụng Pomodoro:
“Bạn có thể nghĩ rằng một người có thể làm 16 chu kỳ như vậy trong một ngày. Tôi may mắn nếu có hơn hai trong một ngày mà không bị gián đoạn. Nhưng trong 50 phút đó, tôi làm nhiều hơn so với bất kỳ bảy giờ làm việc nào khác trong ngày, ít nhất là về việc tiến triển các dự án quan trọng nhất của tôi.”
Tuy nhiên, mặc dù đơn giản và hiệu quả, Phương pháp Pomodoro cũng có nhược điểm. Phiên làm việc Pomodoro được giả định là không bị gián đoạn, vì vậy bạn không thể tạm dừng giữa phiên và sau đó tiếp tục sau đó. Nếu một đồng nghiệp ghé qua và yêu cầu một vài phút của thời gian, bạn cần hoặc lịch sự từ chối hoặc dừng phiên làm việc hoàn toàn.
Tuy nhiên, như Klipp đã đề cập ở trên, bạn vẫn có thể hoàn thành một lượng công việc đáng kể chỉ trong vài phiên làm việc.
Phiên tập trung trong 90 phút
Đối với hầu hết mọi người, những nhịp điệu tự nhiên của cơ thể chỉ là điều diễn ra phía sau tâm trí. Nhưng việc hiểu rõ về những nhịp điệu này có thể giúp tăng cường hiệu suất làm việc.
Ví dụ, bạn đã bao giờ tự hỏi tại sao bạn luôn cảm thấy mệt mỏi vào lúc 2:30 chiều chưa? Đó chính là do cơ thể con người hoạt động theo những chu kỳ. Trong mỗi chu kỳ này, có một thời điểm khi chúng ta cảm thấy năng lượng cao nhất, cũng như một thời gian khi chúng ta cảm thấy mệt mỏi. Và vào lúc 2:30 chiều, điều gì xảy ra? Chúng ta đang ở giai đoạn mệt mỏi.
Chúng ta đã được đào tạo theo lịch trình làm việc 8 giờ mỗi ngày từ 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều, chỉ nghỉ một giờ trưa, để có thể làm việc hiệu quả nhất từ đầu đến cuối ngày. Nhưng phương pháp này thường dẫn đến việc giảm sút năng suất.
Làm việc theo chu kỳ 90 phút giúp bạn tận dụng được cực đại năng lượng cho các công việc quan trọng, giúp tăng cường hiệu suất làm việc
Mục tiêu của phương pháp tập trung trong 90 phút là điều chỉnh thời gian làm việc sao cho phù hợp với những thời điểm năng lượng cao nhất và thấp nhất trong ngày, thay vì ép buộc một lịch trình giả định. Bạn sẽ làm việc trong 90 phút, sau đó nghỉ ngơi trong khoảng 20-30 phút.
Làm việc theo chu kỳ 90 phút giúp bạn tận dụng được cực đại năng lượng cho các công việc quan trọng, giúp tăng cường hiệu suất làm việc. Bạn sẽ làm việc cùng với cơ thể mình, không phải chống lại nó.
Tony Schwartz, CEO của The Energy Project, đã nói:
“Nhờ điều chỉnh với những nhịp điệu tự nhiên của cơ thể, tôi đã học cách lắng nghe những tín hiệu mà nó gửi đến. Khi nhận ra những tín hiệu này, thường là tôi đã làm việc được 90 phút. Khi đó, tôi sẽ nghỉ ngơi, ngay cả khi tôi cảm thấy đang tiến triển tốt, vì tôi đã biết nếu không làm như vậy, tôi sẽ phải trả giá vào buổi tối.”
Hãy xem xét về những nhịp điệu tự nhiên của cơ thể khi quyết định lịch trình làm việc. Cơ thể bạn có thể không hoàn toàn phù hợp với chu kỳ 90 phút, nhưng hãy giám sát cấp độ năng lượng trong suốt cả ngày trong vài tuần để xem bạn có thể tìm thấy một mẫu cho riêng mình không.
Phương pháp ngủ đa chu kỳ
Phương pháp ngủ đa chu kỳ là một cách lập lịch hơi kỳ lạ chỉ phù hợp với một số ít người – nhưng nếu nó phù hợp với bạn, thì tốt quá.
Cách hoạt động như sau: Hầu hết mọi người ngủ theo mô hình đơn chu kỳ, nghĩa là họ ngủ một lần lâu vào mỗi ngày. Người ngủ hai chu kỳ lại chia giấc ngủ thành hai đợt ngắn hơn, chẳng hạn bốn giờ vào buổi sáng và bốn giờ vào buổi tối muộn. Còn người ngủ đa chu kỳ lại chia giấc ngủ thành nhiều pha ngắn, giúp giảm thời gian ngủ tổng cộng và tăng cường năng suất. Mỗi pha ngủ có thể kéo dài khác nhau, với một số người chỉ ngủ trong các giấc ngủ 20 phút và những người khác chọn giấc ngủ dài hơn kèm theo giấc ngủ trưa.
Eugene Dubovoy, một quản lý dự án, đã chấp nhận lịch trình ngủ đa chu kỳ, ngủ 3,5 giờ mỗi đêm kèm theo ba giấc ngủ trưa 20 phút vào ban ngày. Kết quả là, anh ấy có nhiều thời gian hơn và làm được nhiều việc hơn so với nếu không sử dụng phương pháp này. Như anh ấy nói với Business Insider: “Lợi ích lớn nhất là tôi có khoảng hai tháng thời gian thêm mỗi năm. Thời gian là nguồn tài nguyên quý giá nhất trong cuộc sống.”
Tuy nhiên, lịch trình này cũng có nhược điểm rõ ràng. Đầu tiên, việc làm phá vỡ nhịp sinh học tự nhiên – thông qua làm việc vào ca đêm chẳng hạn – đã được ghi nhận rõ ràng bởi các nhóm như Hiệp hội Tâm lý học Mỹ. Steve Pavlina cũng lưu ý thách thức của việc duy trì lịch trình này trong khi vẫn cố gắng duy trì một lịch trình gia đình lành mạnh. Và nếu bạn bỏ lỡ bất kỳ pha ngủ nào đã được lên lịch, điều đó có thể làm rối bời lịch trình ngủ một cách đáng kể.
Cá nhân tôi không thể khuyên bạn nên thử phương pháp này; tôi không thể hoạt động tốt mà không được ngủ đủ giấc vào ban đêm, và tôi nghĩ rằng bằng chứng khoa học đã chứng minh rõ ràng rằng hầu hết mọi người cũng vậy. Nhưng nếu cơ thể bạn hoạt động tự nhiên theo cách này, thì chúc mừng bạn.
Nếu không, bạn có thể muốn tìm hiểu về loại hình sinh học, để bạn có thể lập kế hoạch cho công việc (và giấc ngủ) xung quanh những giờ làm việc hiệu quả nhất.
Tìm kiếm sự kết hợp lý tưởng
Tạo lịch trình làm việc hiệu quả nhất có thể đòi hỏi bạn phải kết hợp các phương pháp này lại với nhau. Phương pháp MIT hoạt động tốt với phương pháp chặn thời gian. Ba phiên Pomodoro vừa đủ để phù hợp trong một phiên làm việc 90 phút. Và phương pháp ngủ đa chu kỳ… vâng, có lẽ bạn sẽ phải tự mình tìm hiểu cách làm.
Dù bạn chọn cách nào đi nữa, việc lập kế hoạch cho ngày là rất quan trọng nếu bạn muốn hoàn thành công việc. Như tác giả của Essentialism, Greg McKeown, nói: “Nếu bạn không ưu tiên cuộc sống, người khác sẽ làm điều đó thay bạn.”
Bằng cách lập lịch hàng ngày, bạn đảm bảo rằng bạn là người xác định ưu tiên trong cuộc sống.
