Hầu hết chúng ta làm việc trong tình trạng thường xuyên mất tập trung, làm nhiều việc cùng lúc và kiểm tra điện thoại, email vài phút một lần. Giao tiếp liên tục và công nghệ đa dạng đã khiến chúng ta gần như không thể tập trung vào các nhiệm vụ giải quyết vấn đề phức tạp đang thúc đẩy công việc tiến lên phía trước.
Việc chuyển đổi giữa các tác vụ dần dần khiến chúng ta mất tập trung, khiến chúng ta bị ngợp và không làm việc hiệu quả. Điều này cũng góp phần tạo nên một nền văn hóa bận rộn, nơi mà chúng ta dường như làm việc hết công suất nhưng lại chẳng thể hiện được gì vào cuối ngày.
Nội dung
Deep Work là gì?
Deep Work (làm việc sâu) là khả năng tập trung vào một nhiệm vụ khó khăn trong thời gian dài mà không bị phân tâm. Nó tạo ra kiểu tập trung mãnh liệt – khiến bạn hoàn toàn không biết gì về những gì đang diễn ra xung quanh mình – kiểu tập trung mang lại hiệu quả tốt nhất cho bạn.
Thuật ngữ “làm việc sâu” được đặt ra bởi Cal Newport, phó giáo sư khoa học máy tính tại Đại học Georgetown và là tác giả của cuốn sách Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World, và khái niệm này đã nhanh chóng được áp dụng như một liều thuốc giải độc cho những phiền nhiễu không hữu ích và không hiệu quả.
Deep work (làm việc sâu) đối lập trực tiếp với shallow work (làm việc nông) – những nhiệm vụ không đòi hỏi nhận thức, có khả năng nhân rộng cao, không tạo ra bất kỳ giá trị thực nào và có thể được thực hiện trong trạng thái mất tập trung, như quản lý email, trả lời Slack và ghi lại bảng chấm công.
Công việc nông khiến chúng ta phải tiêu tốn rất nhiều thời gian trong ngày để chuyển đổi bối cảnh, điều này làm giảm khả năng thực hiện công việc ở mức tốt nhất. (Mất khoảng 23 phút để lấy lại tập trung sau mỗi lần mất tập trung).
Tại sao Deep Work quan trọng?
Có 2 lý do chính để bạn có thể áp dụng Deep Work:
Cải thiện chất lượng công việc
Các công ty cần chất lượng hơn số lượng. Nhiều công việc đơn giản hàng ngày có nguy cơ bị tự động hóa hoặc thuê ngoài. Giá trị đích thực đến từ chiều sâu. Giá trị đến từ sự sáng tạo và xuất sắc.
Để đạt được deep work có nghĩa là dành thời gian không bị gián đoạn và tập trung hoàn toàn vào nhiệm vụ trước mắt. Bạn sẽ phải dành thời gian cho những ưu tiên. Điều này có nghĩa là tắt thông báo và khiến bạn không mất tập trung.
Một nhóm phát triển mạnh cần những nhân viên có khả năng tập trung và hoàn thành các ưu tiên chính của họ. Để đạt được điều này có nghĩa là nâng cao trách nhiệm. Công ty không đánh giá năng suất dựa trên số giờ làm việc hoặc tỏ ra bận rộn.
Công ty cần tập trung vào nhiệm vụ và đầu ra. Công nghệ được xây dựng để tách biệt các nhiệm vụ cụ thể nhằm loại bỏ việc giao tiếp lãng phí và các cuộc họp không cần thiết. Khi bạn chỉ tập trung vào công việc, toàn bộ nhóm sẽ được trao quyền để sắp xếp thời gian thực hiện ở mức cao nhất có thể.
Để đạt được công việc sâu sắc có nghĩa là dành thời gian không bị gián đoạn và tập trung hoàn toàn vào nhiệm vụ trước mắt.
Tìm hiểu thêm: Giá trị của Sự Tập Trung
Deep work là healthy
Những kỳ vọng đặt vào công việc không chỉ khiến bạn mất tập trung hơn mà còn thực sự tạo ra sự lo lắng về thể chất. Đối với nhiều chuyên gia, thứ cuối cùng họ nhìn thấy trước khi đi ngủ và thứ đầu tiên họ nhìn thấy khi thức dậy là điện thoại. Điều này có nghĩa là thay vì làm việc từ 9 đến 5 giờ, bây giờ là 24/7.
Deep work có nghĩa là dành thời gian cho công việc có mục đích và tập trung. Rồi khi khối thời gian kết thúc, có nghĩa là bạn dừng lại.
Cách tiếp cận này làm giảm sự lo lắng và có thêm lợi ích là cảm thấy hoàn thành khi hoàn thành một nhiệm vụ có ý nghĩa.
Để đạt được deep work có nghĩa là dành thời gian không bị gián đoạn và tập trung hoàn toàn vào nhiệm vụ trước mắt.
Phương pháp áp dụng
Với hầu hết mọi thứ trong cuộc sống, bạn càng thực hành điều gì đó nhiều thì bạn càng thành thạo nó. Newport gợi ý những người mới bắt đầu deep work nên bắt đầu với các buổi thực hành kéo dài 60 đến 90 phút và tăng dần theo thời gian.
Đây là cách bạn có thể bắt đầu thực hành deep work để tạo ra công việc có chất lượng cao hơn trong thời gian ngắn hơn.
1. KHÔNG đề cao sự Yên tĩnh
Mặc dù nhiều người trong chúng ta có thể mơ ước được làm việc trong một cabin yên tĩnh bên hồ, nhưng điều đó có lẽ không thực tế. Cal Newport lập luận rằng “triết lý tu viện về deep work” chỉ là một cách tiếp cận:
- Bạn có thể khoảng thời gian yên tĩnh 100% để tập trung làm việc.
- Hoặc chia nhỏ thời gian ( 30 – 45 phút) và tập trung tuyệt đối những khoảng thời gian này.
Và bạn nên kết hợp 2 cách tiếp cận này nó mang lại cho mọi người sự linh hoạt để làm việc yên tĩnh tại nhà hoặc tại trụ sở văn phòng.
2. Làm việc hiệu quả hơn
Trong cuốn sách Hyperfocus, Chris Bailey đã phác thảo nhiều cách khác nhau để quản lý sự chú ý. Làm việc ít giờ hơn là một chiến lược thông minh buộc bạn phải sử dụng thời gian bạn có để làm việc hiệu quả nhất có thể – thông thường, chúng ta càng có nhiều thời gian thì càng có nhiều cơ hội cho sự trì hoãn.
3. Thiết kế lại buổi sáng
Khi chuông báo thức reo, bạn sẽ làm gì? Việc bắt đầu ngày mới đúng cách sẽ tạo ra sự khác biệt rất lớn đối với năng suất và sức khỏe tinh thần.
Dậy sớm để tập thể dục, dọn dẹp hộp thư đến và chuẩn bị bữa sáng lành mạnh (và thậm chí chuẩn bị bữa tối) là điều quan trọng, bởi vì đây là lúc ý chí mạnh nhất. Nó cũng có nghĩa là bạn có một khởi đầu thuận lợi hơn những người khác.
4. Hãy tàn nhẫn với những ưu tiên
Đôi khi ít lại tốt hơn. Trong Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less, Greg McKeown đề xuất một “kỷ luật có hệ thống để nhận biết điều gì thực sự cần thiết, sau đó loại bỏ mọi thứ không cần thiết, để chúng ta có thể đóng góp cao nhất có thể cho những điều thực sự quan trọng”.
Chỉ bằng cách đầu tư thời gian và sức lực vào những điều quan trọng thì bạn mới đạt được điều gì đó tuyệt vời.
5. Xây dựng chiến lược
Có một hệ thống ba bước đơn giản để làm việc hiệu quả hơn.
- Trước tiên, bạn cần “dừng lại” và suy nghĩ xem điều gì không hiệu quả và điều gì có thể.
- Sau đó, bạn cần “cắt giảm” những nhiệm vụ không đóng góp cho tầm nhìn dài hạn.
- Cuối cùng, bạn cần phải “hành động” – và thực hiện kế hoạch.
6. Tập trung vào kết quả
Nghĩ về một ngày làm việc 8 giờ có thể là một sai lầm. Trong cuốn sách Năng suất cao nhất: Tăng kết quả, giảm giờ làm, giáo sư kinh doanh Robert Pozen của Harvard nói rằng bạn cần tập trung vào kết quả chứ không phải số giờ bạn bỏ ra.
Hãy học cách nói “không”, từ chối lời mời và xóa những email không cần thiết. Tập trung cao độ vào các mục tiêu chính mang lại lợi ích tối đa là cách tiếp cận tốt nhất.
Hãy học cách nói “không”, từ chối lời mời và xóa những email không cần thiết. Tập trung cao độ vào các mục tiêu chính mang lại lợi ích tối đa là cách tiếp cận tốt nhất.
Tóm tắt
Trước khi bắt đầu làm việc
Hãy đảm bảo rằng mọi thứ đã thực sự sẵn sàng khi bạn bắt tay vào làm việc. Tránh tình trạng đứng lên đi lấy cốc nước, ra ngoài rửa tay hay hít khí trời khi vừa ngồi bàn làm việc. Xây dựng các nghi thức khởi động trước khi bắt tay vào công việc để không làm gián đoạn quá trình.
Tìm hiểu thêm: Kỹ thuật Pomodoro thực sự hiệu quả
Hạn chế sử dụng mạng xã hội
Khi có thời gian thư giãn, giải trí, hãy chọn những phương cách khác đi thay vì chộp lấy chiếc điện thoại để lướt newsfeed. Làm điều gì đó ngoài đời thực sẽ giúp bạn gia tăng cảm giác hạnh phúc và sẵn sàng cho những công việc tiếp theo.
Tối ưu hóa “shallow work”
Để tránh mất thời gian vào những việc manh mún, không quan trọng, bạn cần lên kế hoạch trước cho mỗi ngày làm việc. Xác định mức độ quan trọng của từng công việc để định được điểm bắt đầu và kết thúc của từng đầu việc ấy.
