Phân tích SWOT: Bạn có biết điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp mình không?

Lập kế hoạch chiến lược là điều cần thiết để nhận ra tiềm năng của công ty bạn. Điều cần thiết cho kế hoạch đó là nhận thức về điểm mạnh và điểm yếu của công ty bạn, cũng như hiểu được các cơ hội và mối đe dọa mà doanh nghiệp phải đối mặt.

Phân tích SWOT có cái nhìn toàn cầu về công ty nhưng cũng đánh giá các yếu tố quy mô nhỏ hơn của doanh nghiệp. Nó chỉ ra điểm mạnh hoặc điểm yếu và có thể giúp bạn khám phá các cơ hội cũng như mối đe dọa hiện có trong thị trường. Chính loại kiến thức này giúp cho việc lập kế hoạch chiến lược trở nên mạnh mẽ hơn nhiều.

Đây không phải là một bài tập trí tuệ. Phân tích SWOT là nền tảng cho kế hoạch chiến lược.

SWOT là viết tắt của từ gì?

SWOT là từ viết tắt của điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa.

Vì điểm mạnh và điểm yếu là bên trong tổ chức, còn cơ hội và mối đe dọa là các yếu tố bên ngoài, nên phân tích SWOT đôi khi được gọi là phân tích bên trong-bên ngoài.

Phân tích SWOT là gì?

Phân tích SWOT là một khuôn khổ để xác định và phân tích điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức bạn, cũng như các cơ hội và mối đe dọa mà bạn đang đối mặt.

Michelle Feder, Giám đốc, Dịch vụ Tư vấn Doanh nghiệp Nhỏ, BDC giải thích: “Không nên coi điểm mạnh và điểm yếu là thuộc tính đơn giản của công ty bạn, mà cụ thể hơn là điều gì đó chống lại đối thủ cạnh tranh hoặc ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng”.

Đối với các cơ hội và mối đe dọa, chúng thường đề cập đến những thay đổi trong thị trường hoặc trong thế giới rộng lớn hơn, có thể gây ra rủi ro tích cực hoặc tiêu cực cho doanh nghiệp.

Feder nói rằng bạn cần tận dụng điểm mạnh đồng thời ngăn chặn điểm yếu trở thành gánh nặng.

Hãy nỗ lực nhiều hơn để tận dụng thế mạnh vì chúng sẽ là chìa khóa giúp bạn vượt trội hơn.

Làm việc trên những điểm yếu của tổ chức chỉ có thể đưa bạn đến nay. Mặc dù điều quan trọng là phải vô hiệu hóa những điểm yếu để chúng không làm suy yếu thành công, nhưng thay vào đó, Feder khuyên bạn nên tiếp tục phát huy những điểm mạnh rõ ràng, những điểm sẽ giúp bạn khác biệt với các đối thủ cạnh tranh.

Bốn yếu tố của phân tích SWOT

Strengths – điểm mạnh

Điểm mạnh là những điều mà công ty làm đặc biệt tốt, hoặc các nguồn lực và tài sản mà công ty sở hữu giúp phân biệt công ty đó với các đối thủ cạnh tranh. Bạn cần biết điểm mạnh của công ty mình; họ là những gì làm mọi việc phát triển mạnh.

Ví dụ về điểm mạnh:

• tài chính vững chắc
• một danh tiếng tích cực
• tài sản trí tuệ có giá trị
• một tư duy đổi mới
• chi phí sản xuất thấp
• sản phẩm đa dạng
• văn hóa công ty lành mạnh
• sự hiện diện và theo dõi trực tuyến mạnh mẽ

Weaknesses – điểm yếu

Điểm yếu là các thuộc tính và nguồn lực bên trong mà công ty thiếu. Bạn cần biết những điểm yếu vì chúng khiến doanh nghiệp dễ bị tổn thương. Để xác định nguyên nhân cơ bản của điểm yếu (hoặc điểm mạnh) của công ty bạn.

Ví dụ về điểm yếu:

• mức nợ cao
• sự hài lòng của khách hàng thấp
• thời gian giao hàng lâu
• thiết bị và/hoặc máy móc lỗi thời
• lỗ hổng chuyên môn
• sự gắn kết và giữ chân nhân viên kém
• sản phẩm chậm đưa ra thị trường
• cấu trúc cứng nhắc và thiếu nhanh nhẹn

Opportunities – cơ hội

Cơ hội là một tập hợp các tình huống bên ngoài mà với những quyết định đúng đắn, có thể phát triển công ty hoặc đặt bạn vào một vị trí chiến lược thuận lợi.

Ví dụ về các cơ hội – và một số khả năng cho doanh nghiệp:

• hiệp định thương mại mới – khả năng xuất khẩu
• các yêu cầu báo cáo mới về môi trường, xã hội và quản trị doanh nghiệp (ESG) – có thể thể hiện thành tích
• xu hướng mua tại địa phương – ủng hộ các sản phẩm được sản xuất tại địa phương
• xu hướng làm việc tại nhà – có thể quảng bá ứng dụng giao tiếp
• mở rộng ngành công nghiệp
• các chương trình hỗ trợ mới của chính phủ

Threats – Các mối đe dọa

Các mối đe dọa là các lực lượng bên ngoài tạo thành rủi ro cho doanh nghiệp. Công ty nên đề phòng những trở ngại bên ngoài; nó sẽ phải vượt qua chúng nếu nó muốn phát triển. Để phân tích các mối đe dọa (và cơ hội) mà doanh nghiệp phải đối mặt, Feder đề xuất một trong những công cụ là phân tích PESTLE, phân tích các yếu tố chính trị, kinh tế, xã hội học, công nghệ, luật pháp và môi trường ảnh hưởng đến một tổ chức.

Ví dụ về các mối đe dọa:

• hiệp định thương mại mới – có thể mang lại sự cạnh tranh gia tăng
• các yêu cầu báo cáo ESG mới – có thể có nhiều thủ tục giấy tờ hơn
• các vấn đề về chuỗi cung ứng
• thiếu hụt tân binh
• cơ sở khách hàng lão hóa
• thay đổi tiêu chuẩn sản phẩm

Khi nào tiến hành phân tích SWOT?

Một phân tích SWOT nên được thực hiện một cách thường xuyên.

Một công ty nên thực hiện phân tích toàn diện, sử dụng dữ liệu mở rộng và xem xét các công ty chủ chốt trong ngành, cứ sau ba đến năm năm. Sau đó, công ty có thể dành vài giờ để xem xét đánh giá ban đầu hàng năm hoặc hai năm một lần.

“Có điều gì thay đổi một cách cơ bản trong công ty hoặc trong môi trường kinh doanh không?” Feder hỏi. Tất nhiên, tần suất đánh giá và phân tích chuyên sâu sẽ khác nhau tùy thuộc vào mức độ ổn định của công ty và ngành. Feder cho biết: “Hydro-Québec có thể không cần thực hiện phân tích SWOT thường xuyên hơn 5 năm một lần. “Mặt khác, chắc chắn TikTok sẽ cần phải làm điều đó thường xuyên hơn.”

Ngoài những phân tích có hệ thống đó, một công ty có thể và nên tiến hành phân tích SWOT ở quy mô nhỏ hơn bất cứ khi nào công ty thay đổi hướng và bất cứ khi nào công ty đối mặt với thách thức ở cấp độ chiến thuật hơn. Chẳng hạn, phân tích SWOT có thể rất hữu ích nếu một đơn vị kinh doanh cụ thể đang hoạt động kém hiệu quả hoặc nếu công ty muốn hiểu sâu hơn về hỗn hợp sản phẩm.

Bạn nên thực hiện phân tích SWOT bao lâu một lần?

• Phân tích chuyên sâu cứ sau 3-5 năm
• Đánh giá 1-2 năm một lần
• Phân tích quy mô nhỏ bất cứ khi nào các vấn đề quy mô nhỏ hơn xuất hiện hoặc ở cấp bộ phận hoặc nhóm

Cách thực hiện phân tích SWOT

Phân tích SWOT thường được tiến hành trong một buổi hội thảo, với sự có mặt của các nhà lãnh đạo từ mọi bộ phận. Các nhân viên và quản lý chủ chốt cũng thường tham gia vào các phiên họp.

“Bạn cần có một cuộc trò chuyện có chủ ý về bốn thành phần của phân tích SWOT. Bạn cố gắng xác định điểm mạnh và điểm yếu, đồng thời xác định các cơ hội và mối đe dọa mà công ty phải đối mặt,” Feder giải thích.

Để hỗ trợ quá trình này, điều quan trọng đối với tất cả những người tham gia, khi có thể, là thu thập và trình bày dữ liệu liên quan chỉ ra mọi điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa.

Có thể hữu ích khi thu thập các thông tin sau trước khi hoàn thành phân tích SWOT:

Bên ngoài công ty:

• Xu hướng thị trường trong ngành là gì?
• Thị phần là gì?
• Đối thủ cạnh tranh chính là ai?
• Làm thế nào bạn có thể nổi bật trên thị trường?
• Làm thế nào để khách hàng cảm nhận về bạn?
• Những cạm bẫy và nguy hiểm đang chờ đợi bạn?

Bên trong công ty:

• Hiệu suất bán hàng và tiếp thị
• Tình hình tài chính và xu hướng
• Hiệu quả của các hệ thống và quy trình
• Nhân sự nội bộ chủ chốt, năng lực và cơ cấu quản trị
• Văn hóa và chiến lược của công ty bạn
• Sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị

SWOT – Các câu hỏi cần cân nhắc

Làm cách nào để sử dụng phân tích SWOT trong kế hoạch chiến lược của tôi?

Đừng phạm sai lầm khi chuẩn bị phân tích SWOT và sau đó bỏ qua nó khi bạn phát triển kế hoạch chiến lược. Kế hoạch nên bao gồm các bước cụ thể để khai thác thế mạnh của công ty bạn nhằm nhắm mục tiêu các cơ hội được xác định trong phân tích.

Các hành động được xác định là ưu tiên nên được đưa vào một kế hoạch hành động đặt ra thời hạn và xác định người chịu trách nhiệm thực hiện chúng.